Spis treści

Grafiki

Dostępność.

Urlopy.

Ustawienia z pozycji administratora.

Ustawienia subskrypcji

Role w systemie

Dostępem do systemu zarządza się za pomocą ról. Określają poziom dostępu pracownika do poszczególnych jego modułów, funkcjonalności, widoczność danych pracowników, grafików pracy oraz danych powiązane z pracownikami. W systemie istnieją następujące role:

Administrator – osoba odpowiedzialna za globalną administrację aplikacją, ma dostęp na najwyższym poziomie do wszystkich jego modułów oraz wszystkich danych zaimportowanych na konto firmy.

Administrator oddziału – Na tym poziomie użytkownik może dodawać i edytować pracowników, tworzyć dla nich grafiki i plan urlopowy, wyświetlać i akceptować dostępność, generować raporty w ramach przypisanego oddziału lub oddziałów.

Rola „administrator regionalny” jest administratorem przypisanym do oddziału lub kilku oddziałów w celu zarządzania nimi.

Administrator wspierający oddział – Administrator posiadający ograniczone uprawnienia do danych personalnych zawartych na zakładkach "DANE', "UMOWA". Nie widzi informacji związanych kosztami pracy, wynagrodzeniami.

Rola pozwala tworzyć plany urlopowe, grafiki pracy oraz akceptować dostępność i wnioski urlopowe podległego zespołu. Rola umożliwia edycję poniższych zakładek na kartach pracowników.

Terminal RCP – Ten użytkownik techniczny, liczony jako dodatkowy pracownik na bazie klienta. Służy jako konsola RCP, daje możliwość rejestracji czasu pracy po kodach kreskowych oraz kodach QR.

Pracownik – podstawowy dostęp do systemu, możliwość sprawdzenia swoich grafików oraz zespołu (opcja może być wyłączona), podania dyspozycyjności, wnioskowania o nieobecności, podgląd uprawnień dodanych do systemu.

Struktura firmy

Struktura organizacyjna może być zarządzana tylko przez Administratora klienta, odzwierciedla ona podział firmy na działy, oddziały i stanowiska.

Oddziały

Oddziały służą do podziału pracowników na komórki organizacyjne w ramach których ograniczamy wzajemną widoczność pracowników oraz widoczność pracowników dla przypisanych administratorów nadrzędnych.

Oddziały to grupy pracowników dla których tworzone są grafiki przez kierowników. Podpięcie pracowników pod dany oddział ogranicza widoczność pracowników tj. Administrator oddziału tj kierownik: Kraków Bonarka – spożywcze widzi tylko pracowników w tej komórce, natomiast administrator nadrzędny: Kraków Bonarka – widzi pracowników z oddziałów spożywcze oraz art. chemiczne. Możliwość dodania nowych oddziałów za pomocą przycisku "DODAJ".

Grafiki tworzymy dla każdego oddziału oddzielne. Wszystkie raporty pobieramy wybierając oddział lub oddziały.

W oddziale, znajduje się szereg ustawień określanych przez Administratora klienta:

Nazwa oddziału - z tego pola tworzy się automatycznie nazwa grafiku, jeżeli pole MPK jest puste.
MPK - numer z systemu rozliczającego koszty. Tym numerem automatycznie nazywają się grafiki tworzone przez użytkownika.
Etatyzacja - określamy tutaj limit etatów dla dane oddziału, po którego przekroczeniu system wymusi wysłanie wniosku o zmianę etatyzacji do managera regionalnego.
Bufor etatyzacji - dopuszczalny limit przekroczenia etatyzacji w każdym miesiącu, określany w %
Czas trwania bezpłatnej przerwy (niewliczanej do czasu pracy) - opcja uruchomiana per oddział, jeżeli w strukturze klienta różne jednostki mają lub nie mają bezpłatnej przerwy doliczanej do czasu pracy.
Przypisanie oddziału do regionu nadrzędnego - możliwość dzielenia oddziałów na regiony zarządzane przez zdefiniowanych kierowników.
Włącz akceptację publikacji grafików - moduł uruchamia obieg akceptacji stworzonych przez managerów grafików. Grafik jest wysyłany w postaci wniosku do administratora nadrzędnego.
Budżet miesięczny na grafik - kwota określona w złotych. Po jej przekroczeniu system poinformuje managera w postaci komunikatu na grafiku.
Wyłączenie samodzielnej rejestracji czasu pracy dla pracowników
W zależności od ustawień bazy jest możliwość określenia skrótów klawiszowych za pomocą których możliwa będzie edycja grafiku.
Ustawienia generatora

Działy

Działy to archiwalna jednostka w systemie. Na bazie klienta powinien znajdować się jeden dział podpięty pod wszystkich pracowników.

Stanowiska

Istnieje możliwość dodania dowolnej liczby stanowisk. Na karcie pracownika można je przypisywać zakresie dat ich obowiązywania.

Jeżeli pracownik pracuje na wielu stanowiskach jednocześnie to pojawi się kilkukrotnie na grafiku. Tworząc grafiki, zaznaczamy stanowiska, dla których będzie on przygotowany.

W wybranych miejscach w systemie znajdują się filtry umożliwiające pobieranie raportów dla wybranych stanowisk.

Poza tym z pozycji Administratora klienta można w tym miejscu włączyć:

Kolejność wyświetlania tego stanowiska na grafiku
Pełna ocena
Włącz ocenę z celami
Zakres obowiązków dla danego stanowiska (opcja)
Wynagrodzenie dla umowę o pracę (opcja)
Model wynagradzania
Kod stanowiska

Funkcje; (opcja) w zakładce Struktura pojawi się dodatkowa pozycja Funkcje, która pozwala dodać umiejętności/kompetencje pracowników. Funkcje będą możliwe do zaznaczenia w kartotekach pracowników. Po ich określeniu, można na planie obsady dokładnie sprecyzować, jakich umiejętności/kompetencji potrzebujemy w określonych przedziałach czasu. Pojawi się również możliwość filtracji pracowników na planie obsady. Dodatkowo można wprowadzić skrót danej funkcji, który będzie pojawiać się na grafiku. Opcja "Przypisz funkcję nowo dodanym pracownikom..." pozwala na przypisywanie u pracowników wybranej funkcji, przypisując ją do konkretnych stanowisk. Funkcja pracownika może również służyć jako przypisanie do brygady.

Jeżeli pracownik ma przypisaną funkcję, godziny jego pracy będą do niej przypisane, jeżeli pracownik posiada kilka funkcji, jest możliwość na której funkcji wykonywana jest praca.

Wymaga włączenia w ustawieniach subskrypcji "Rozszerz strukturę firmy o funkcje"

Pracownicy

Dodani pracownicy wyświetlają się w formie listy. Z tego widoku można:
Dodać pracownika klikając przycisk "DODAJ"
Wyświetlić pracowników pracujących, a po przesunięciu przycisków: niepracujących oraz nieaktywnych, również pozostałych.
Wyszukiwać pracownika po imieniu lub nazwisku, id.
Filtrować pracowników po lokalizacji;
Filtrować pracowników po stanowiskach;
Filtrować pracowników po funkcjach.
Pobierać dostępne raporty.
Po skierowaniu kursora na ikonę długopisu można przejść na edycję karty pracowniczej.
po kliknięciu w ikonę obok długopisu można pobrać indywidualną kartę ewidencji czasu pracy lub listę obecności w formacie excel.

System porządkuje pracowników alfabetycznie względem nazwiska

Pobierz/raporty pracownik

• Raport Ewakuacji - możliwość pobrania po włączeniu go w ustawieniach subskrypcji. Sporządza on listę osób które znajdują się na terenie zakładu pracy w momencie generowania raportu, tych których niedługo zaczynają pracę oraz osób, które dopiero zakończyły swoją zmianę i mogą znajdować sie jeszcze na terenie obiektu

• Zbiorcza lista obecności – zbiorcza lista obecności dla całego oddziału lub oddziałów w formacie PDF lub Excel;

• Zbiorcza lista obecności - wybrany dzień - zbiorcza lista obecności za wybrany dzień pobierana jest w formacie Excel

• Zbiorczą listę obecności zlecenie - dedykowana dla pracowników zatrudnionych w ramach umowy zlecenie;

• Zbiorcza karta ewidencji czasu pracy - zbiorcze karty ewidencji dla całego oddziału lub oddziałów w formacie Excel;

• Raport rotacji – procentowe wyliczenie rotacji pracowników dla poszczególnych miesięcy łącznie w firmie oraz poszczególnych w oddziałach;

• Stan zatrudnienia w okresie - raport, na podstawie którego wystawiane są faktury klientowi za okres określony w umowie;

• Raport uprawnień- zawiera informację o uprawnieniach wprowadzonych na kartach pracowników przez administratora, administratora oddziału lub wspierającego;

• Raport potwierdzenia odczytania notatek- każda notatka wysłana do pracownika posiada znacznik określający czy pracownik się z nią zapoznał z datą i godziną odczytania;

• Kody QR dla pracowników - raport generowany w PDF, zawiera kody do rejestracji czasu pracy dla pracowników;

• Kody kreskowe dla pracowników - raport generowany w PDF, zawiera kody do rejestracji czasu pracy dla pracowników;

• Pobierz umowy pracowników- zawiera zbiorczą informację dotyczącą danych zawartych na karcie umowa, umożliwia zbiorczą edycję danych pracowników. Do używania pliku uprawniony jest tylko administrator GO;

Karta pracownika

Dane

Możliwość dodania za pomocą przycisku "DODAJ" przez użytkownika posiadającego uprawnienia Administratora i Administratora oddziału pracownika i wprowadzenia oraz edytowania (w przypadku dodawania nowego pracownika dodaje się tylko podstawowe informacje, po zapisaniu pojawiają się dodatkowe opcje):

Imię;(obligatoryjne)
Nazwisko; (obligatoryjne)
login – stanowi login dostępu pracownika;(obligatoryjne)
e-mail - umożliwia otrzymywanie powiadomień z systemu
telefon; umożliwia otrzymywanie sms z systemu
kolejność w grafiku – pozwala ustawić kolejność w jakiej pracownicy wyświetlą się w programie w grafiku w ramach danego stanowiska;
Zewnętrzne id – w przypadku włączenia tego pola w ustawieniach, pole służy w celach integracyjnych z zewnętrznymi systemami RCP lub kadrowymi;
Oznaczenie pracuje; - odznaczenia pola powoduje zablokowanie dostępu pracownikowi do konta Grafik Optymalny. Pracownik znika z listy pracowników i grafiku, jeżeli nie ma czasu pracy. Nie jest widoczny dla GO przy wystawianiu faktury. Checkbox uzależniony od funkcji ‘Rozwiąż umowę pracownika”
Oznaczenie nieaktywny; Pracownik przebywający na długotrwałej nieobecności. Pojawia się w grafiku na ostatniej pozycji w ramach swojego stanowiska.
Akceptujący urlopy - osoba otrzymująca wnioski konkretnego pracownika niezależnie od struktury firmy.
Dział;(obligatoryjne)
Stanowisko; (obligatoryjne) istnieje opcja wprowadzania zakresu dat obowiązywania stanowiska.
Oddział – przypisanie pracownika do określonego MPK w określonym zakresie
Dodatkowe uprawnienia - nadanie uprawnień zakresu dostępu do systemu pracownikowi: Administrator, Administrator oddziału, Administrator wspierający oddział, Pracownik, Terminal RCP (obligatoryjne)
Dodatkowe pola – dodatkowe pola uruchamiające dodatkowe funkcje w systemie lub pola niezbędne do integracji z niektórymi systemami kadrowymi lub importem absencji z PUE ZUS

Umowy

Poniższe ustawienia zawsze określa się indywidualnie dla każdej kolejnej umowy. Zakładka podlega modyfikacji przez użytkownika o uprawnienia administrator oddziału i administrator. Można uruchomić opcję " ukryj umowy" " zablokuj dodawanie umów" " Blokada edycji danych pracownika " w celu zablokowania edycji lub podglądu z pozycji administratora oddziału. W przypadku integracji przyjmujemy te dane automatycznie i nie podlegają one edycji.

Wybór jednego z typów:

Umowa o pracę: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony - walidacja zasad kodeksu pracy.

Tryb zadaniowy: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony - w przypadku tego typu umowy system nie liczy nadgodzin, brak w systemie karty ewidencji czasu pracy dostosowanej do tego systemu.
Umowa zlecenie, outsourcing (umowa B2B, nie podlega walidacji zasad kodeksu pracy, nie należy jej stosować w przypadku leasingu pracowników pracujących w oparciu o umowę o pracę),
Staż - działa w oparciu o zasady kodeksu pracy, dodatkowo można określić dopuszczalne godziny pracy dla stażysty. Urlop stażysty nalicza się automatycznie przy integracji po przepracowaniu każdych kolejnych 30 dni.

1. Okres trwania; - umowy nie mogą się na siebie nakładać. System nie obsługuje umów trwających w tym samym czasie (np.: umowa zlecenie i umowa o pracę)

2. Wymiar etatu - podawany w dziesiętnych (0,5;0,750,0,864; 0,25)

3. Wynagrodzenie miesięczne brutto lub/i Stawka godzinowa (przeliczana automatycznie po wprowadzeniu kwoty wynagrodzenia)

4. Użyj stawki godzinowej w obliczeniach kosztów;

5. Podlega PPK – 1,5 % wynagrodzenia brutto pracownika odlicza się od kosztów pracy.

6. Podlega składkom ZUS – możliwość zaznaczenia, skutkuje dodaniem 20,74% do stawki godzinowej;

7. Minimalna ilość godzin dziennie;

8. Maksymalna ilość godzin dziennie

9. System czasu pracy (podstawowy, równoważny)

10. Okres rozliczeniowy (miesiąc, 2 miesiące, kwartał, 4 miesiące, pół roku, rok)

11. Dobra pracownicza; zaznacz jeżeli pracowników obowiązuje dobra pracownicza

12. 35h przerwa tygodniowa skrócona do 24 h - dotyczy pracowników objętych systemem zmianowym

13. Początek okresu rozliczeniowego; domyślnie ustawiony 1.01.2000 r, jeżeli w Twojej firmie rozpoczął się on w innym miesiącu, należy to zmienić ręcznie przy dodawaniu pracownika. Nie dotyczy integracji z systemem kadrowo-płacowym.

14. Metody liczenia dopracowań:

A) Dopracowania liczone po przekroczeniu wyznaczonej ilości godzin odjętej od normy miesięcznej

B) Dopracowania liczone po przekroczeniu normy etatu

C) Dopracowania liczone po przekroczeniu stałej wartości godzin w miesiącu

Stała dyspozycyjność

W systemie można określić stałe godziny pracy, w których pracownik będzie zawsze dyspozycyjny w poszczególnych dniach tygodnia. Należy tutaj określić konkretne godziny: 08:00- 16:00, nie zakres godzin: od 08:00-22:00. Ustawienie dla osób pracujących w biurach lub posiadających indywidualny rozkład czasu pracy. Generując grafik, system automatycznie wstawi te godziny do harmonogramu. Nie można używać tej opcji jednocześnie z DOSTĘPNOŚCIĄ, ponieważ dostępność ma zawsze pierwszeństwo w systemie nad STAŁĄ DYSPOZYCYJNOŚCIĄ.

Stan urlopu

Moduł nie przelicza automatycznie wymiaru urlopu. Ilość urlopu przysługującą pracownikowi na dany rok kalendarzowy musi uzupełnić administrator.

Moduł posiada zabezpieczenia dotyczące: złożenia wniosku na wyższą ilość godzin urlopu niż przysługująca pracownikowi, złożenia wniosku na 5 UŻ, złożenia wniosku na więcej godzin lub dni KP188, złożenia wniosku urlopowego na dzień bez planu lub poza obowiązującą umową, uniemożliwia złożenie urlopu na okres, w którym jest już wprowadzona inna absencja.

Urlopy rozliczane są w systemie godzinowym. Wyjątek stanowi KP188, które może być udzielane i określone w dniach.

Istnieje możliwość zablokowania edycji stanu urlopowego przez administratora oddziału oraz administratora wspierającego oddział poprzez uruchomienie opcji " Blokada edycji danych pracownika " lub "Edycja stanów urlopowych" w ustawieniach subskrypcji.

W przypadku integracji dane są przyjmowane automatycznie i nie podlegają modyfikacji ze strony użytkownika.

Dane zawarte na karcie STAN URLOPU

Łączna ilość godzin przysługującego urlopu

XXX

w tym:

Ilość godzin na obecny rok ....

Ilość godzin z poprzedniego roku ....

Łączna ilość godzin dla osób z niepełnosprawnościami

w tym:

Ilość godzin dla osób z niepełnosprawnościami na obecny rok: .......

Ilość godzin dla osób z niepełnosprawnościami z poprzedniego roku: ...........

Ilość godzin opieki nad dzieckiem na obecny rok: ...........

Ilość dni opieki nad dzieckiem na obecny rok: ...............

Dodaj urlop nowego typu – funkcja umożliwia dodanie stanu urlopu typów absencji które nie zostały uwzględnione powyżej (np. siła wyższa, urlop opiekuńczy, praca zdalna okazjonalna)

System wyświetla:

Þ ilość godzin udzielonego urlopu wypoczynkowego

Þ ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie

Þ ilość godzin urlopu wypoczynkowego, które można wykorzystać

Þ ilość wykorzystanych godzin/dni opieki na dzieckiem

Þ ilość godzin/dni pozostałych nieobecności

Dostępność (prośby grafikowe)

Moduł umożliwia elektroniczny obieg wniosków o akceptację dostępności (próśb grafikowych). Domyślnie włączonym ustawieniem jest uzupełnianie przez pracownika dostępności, czyli dni i godzin, kiedy pracownik może pracować. Pozostawienie pustego pola oznacza, że pracownik w tym dniu chce mieć dzień wolny. Istnieje możliwości zmiany w ustawieniach subskrypcji na niedostępność. Wtedy pracownik ma możliwość zaznaczenia dni i godzin w których nie jest dostępny.

Dostępność – uprawnienia pracownika

• Określenie zakresu godzinowego dostępności od 00:00 do 23:59 lub też niedostępności, w wybranym dniu miesiąca w kalendarzu przez pracownika.

• Możliwość przeniesienia dostępności, lub też niedostępności z danego dnia na pozostałe dni miesiąca lub na soboty i niedziele;

• Możliwość przejścia do następnych lub poprzednich

miesięcy kalendarza;

Dostępność - Administratora oddziału/ Administratora wspierającego oddział

• Ręczna akceptacja dostępności powoduje przeniesienie wprowadzonej dostępności na grafik oraz zablokowanie możliwość edycji dostępności przez pracownika.

• Moduł jest całkowicie zarządzany przez kierownika w zakresie edycji złożonych próśb grafikowych. Kierownik może na każdym etapie modyfikować wprowadzoną przez pracownik dostępność.

Dostępność - Administrator

Ze swojej pozycji administrator klienta może włączyć inne opcje wymienione poniżej.

Niedostępność- Zmiana sposobu określania swojej dostępności przez pracowników. Zamiast wskazywać, kiedy są dostępni, po uruchomieniu tej opcji, będą wskazywać dni i godziny, w których nie mogą pracować.

Ogranicz ilość próśb grafikowych- opcja powiązana z powyższą "Niedostępność". Wprowadzona wartość ograniczy na ile dni pracownik może wskazać swoją niedostępność. Na przykład, wartość 3 nie pozwoli pracownikowi wysłać dostępności, zawierającej informację o 4 dniach, w których nie jest dostępny.

Automatyczne wysyłanie dyspozycyjności - ze strony pracownika zniknie możliwość wysłania dostępności do akceptacji. Dostępności będą automatycznie akceptowane wraz z nadejściem dnia, który można określi administrator lub administrator oddziału w ustawieniach każdego z oddziału. Ustawienie wartości 15 w danym oddziale, spowoduje zmianę statusu dostępności wszystkich pracowników tego oddziału, z "wersja robocza" na "zaakceptowane" wraz z nadejściem 15 dnia każdego miesiąca.

Blokada dni w któych można złożyć niedostępność - od strony administratora, kierownika regionu oraz kierownika sklepu instnieje możliwość zablokowania na sklai globalnej, regionu lub oddziału poszczególnych dni, tak aby nie było możliwe złożenie niedostępności.

Absencje

Moduł absencji jest konfigurowany z pozycji Administratora systemu (Grafik Optymalny) i Administratora klienta. Zadaniem klienta jest zdecydowanie jakiego rodzaju absencje będą dopuszczalne do wstawienia z karty pracownika, które z drop down z grafiku, a o jakie absencje będzie można wnioskować z pozycji pracowników firmy. Konfiguracja modułu absencji odbywa się zawsze z opiekunem klienta po stronie Grafik Optymalny, nie należy samodzielnie zmieniać w module, z tego względu klient nie posiada dostępu do tej zakładki.

Standardowo wgrane i skonfigurowane w podstawowym stopniu są poniższe absencje:

Urlop wypoczynkowy
Urlop na żądanie
Opieka nad dzieckiem 188KP
Urlop dodatkowy
Urlop opiekuńczy bezpłatny
Siła wyższa - dni
Siła wyższa - godziny
Urlop okolicznościowy
Urlop macierzyński
Urlop ojcowski
Urlop rodzicielski
Urlop bezpłatny
Zwolnienie chorobowe
Chorobowe ZUS
Okres oczekiwania
Nieobecność nieusprawiedliwiona
nieobecność nieusprawiedliwiona płatna
Nieobecność niesuprawiedliona niepłatna
Delegacja
Szkolenie
Praca zdalna
Praca zdalna okazjonalana
Odbiór nadgodzin
Obdiór nadgodzin pracowdawca
Interwencja
Wyjście prywatne
Odpracowanie wyjścia prywatnego

W powyższym zakresie GO konfiguruje z klientem każdą absencję, dostosowując je do systemu kadrowo- płacowego i wymagań.

ADMINISTRATOR ODDZIAŁU

• Dodanie nowej absencji na karcie pracownika odbywa się za pomocą przycisku "DODAJ" z poziomu administratora, administratora oddziału oraz administratora wspierającego.

• Dzień absencji jest zliczany zgodnie z wymiarem etatu pracownika obwiązującego dla aktualnej umowy: 8 godzin dla pełnego etatu; 6 godzin dla etatu 0,75; 4 godziny dla połowy etatu; 2 godziny dla 0,25 etatu. W przypadku absencji wprowadzanej na grafik opublikowany, system pobiera ilość godzin z grafiku.

• System wyświetla historię wszystkich absencji wprowadzonych na karcie danego pracownika

• System uniemożliwia wstawienie absencji, jeżeli pracownikowi nie został określony limit przysługującego: urlopu wypoczynkowego, KP188, urlopu dla niepełnosprawnych.

• Dostępność opcji (drukuj, usuń) z poziomu administratora oddziału i wspierającego definiuje Administrator klienta.

• Istnieje możliwość wprowadzania tylko jednej absencji na godziny tj. KP188. Pozostałe opcje należy przetestować przed użyciem - nie zaleca się włączania tej możliwości.

• Przez zakładkę absencje nie wolno wstawiać takich absencji jak: KOMPENSATA, WYJŚCIE PRYWATNE, ODPRAWCOWANIE WYJŚCIA PRYWATNEGO, DYŻUR GOTOWOŚĆ, INTERWENCJA, PRACA ZDALNA, DELEGACJA, SZKOLENIE)

Czas pracy

Sekcja pozwala wyświetlić wylistowany czas pracy pracownika w wybranym okresie;

W przypadku włączenia modułu Rejestracja Czasu Pracy pojawiają się dodatkowe kolumny z zarejestrowaną godziną wejścia i wyjścia oraz łącznym czasem rejestracji.

W tej zakładce odbywa się łączenie czasu zarejestrowanego z grafikiem wykonanym, można to uczynić przyciskając „Przenieś rejestr czasu pracy do grafiku”. Na tej zakładce istnieje również możliwość edycji zarejestrowanych godzin pracy z poziomu administratora oddziału lub tylko administratora w zależności od wybranych ustawień.

Notatki i pliki

Widok umożliwia wysyłanie wiadomości email lub SMS (poprzez płatną bramkę) lub notatki z załącznikiem do wybranych pracowników, lub też pracowników wybranych lokalizacji. Z tej pozycji możliwe jest również określenie dla kogo dana notatka ma być widoczna.

Uprawnienia

Sekcja pozwala dodać w datach obowiązywania uprawnienia posiadanie przez pracownika (szkolenie BHP, badania okresowe itp. System informuje mailowo o wygaśnięciu pozwolenia na 30, 7 oraz 1 dzień przed datą wygaśnięcia Administratora oddziału oraz Administratora. W systemie istnieje również Raport uprawnień generowany w formie pliku Excel umożliwiający bieżącą kontrolę ważności uprawnień. W przypadku integracji uprawnienia przyjmujemy z sytemu nadrzędnego i nie podlegają żadnej modyfikacji.

Ograniczenia

Istnieją cztery rodzaje ograniczeń:

• Opieka nad dzieckiem (uruchomienie zgody na: nadgodziny, pełny etat, system równoważny, godziny nocne),

• Niepełnosprawność umiarkowana/wysoka/lekka (uruchomienie zgody na: nadgodziny, pełny etat, system równoważny, godziny nocne)

• Młodociany poniżej 16 roku życia - tylko oznaczenie pracownika, który posiada takie ograniczenie brak walidacji zasad kodeksu pracy i ustaw pomocniczych dotyczących czasu pracy młodocianego.

Personel medyczy - tylko dla pracowników kwalifikowanych jako personel medyczny który pracuje w systemie 7:35

Możliwość wprowadzenia zakresu czasu obowiązywania ograniczenia zgodnie z zaświadczeniem od lekarza orzecznika.

Grafiki

Utworzone grafiki wyświetlają się w formie listy. Lista jest widoczna dla osób z uprawnieniami Administratora, Administratora oddziału, Administratora nadrzędnego oraz Administratora wspierającego oddział.

Istnieje możliwość:

Filtrowania grafików na liście po lokalizacjach (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami);
Wyszukiwania na liście po nazwie;
Usunięcia grafiku z listy przyciskiem USUŃ, ale tylko grafiku w tzw.: wersji roboczej.
Zmiany widoku na kalendarz miesięczny;
Przejścia na kolejny lub poprzedni miesiąc;
Filtrowania w kalendarzu po lokalizacjach (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami);
Zmiany widoku na dzienny;
Przejścia na kolejny lub poprzedni dzień;
Filtrowania grafików dziennych po lokalizacjach (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami)

Na karcie Grafiki jest możliwość włączenia 3 dodatkowych zakładek: AKCEPTACJA ETATYZACJI, AKCEPTACJA PUBLIKACJI, OBSADA

Akceptacja etatyzacji - zakładka pojawia się po uruchomieniu w USTAWIENIACH SUBSKRYBCJI " Etatyzacja grafiku" - w ustawieniach każdego z oddziałów pojawi się możliwość wprowadzenia limitu etatyzacji, czyli normy czasu pracy na dany miesiąc x ilość etatów. Zgodnie z nią będzie wyliczona maksymalna ilość godzin pracy, którą będzie można zaplanować każdego miesiąca w grafiku. Przekroczenie tego limitu, uniemożliwi opublikowanie takiego grafiku i wymusi na kierowniku wysyłkę wniosku do administratora nadrzędnego z prośbą o zmianę limitu.

Akceptacja publikacji - w ustawieniach oddziału znajduje się opcja uruchomienia elektronicznego obiegu grafików. Przygotowany przez kierownika grafik po wysyłce trafia do administratora nadrzędnego w celu weryfikacji założeń biznesowych. Następnie grafik jest akceptowany lub wraca do poprawy do managera.

Obsada - opcja działa tylko w przypadku włączonego modułu Funkcje. Umożliwia osobą o uprawnieniach od administratora nadrzędnego podejrzenie planu obsady konkretnego grafiku, bez konieczności wchodzenia w niego i edycji z panelu głównego.

Pokaż archiwalne – suwak odkrywa grafik archiwalne, czyli te które mają więcej niż 4 lata.

Tworzenie Grafiku

Proces rozpoczynamy poprzez wybranie przycisku Stwórz Grafik, następnie określany jest oddział dla którego ma być stworzony grafik. Następnie użytkownik ma możliwość wyboru, czy grafik ma być tworzony w oparciu o plan obsady czy o doświadczenie managera. Jeżeli ma powstać w oparciu o doświadczenie, należy wybrać przycisk: ZAPISZ I PRZEJDŹ DO UZUPEŁNIANIA GRAFIKU, jeżeli użytkownik chce stworzyć grafik w oparciu o plan obsady należy wybrać ZAPISZ I DODAJ PLAN OBSADY.

Plan obsady

Sekcja systemu umożliwia:

Określić zapotrzebowanie na poszczególne funkcje w interwałach 15, 30, i 60 minut
Wprowadzanie jednostki produktywności którą ma się kierować system podczas przeliczania ilości pracowników
Zapotrzebowanie można wprowadzać w przedziałach godzinowych
Uzupełnione dni można kopiować na inne za pomocą kalendarza
Weryfikację wprowadzonych danych w formie heat mapy oraz wykresu,
Przeliczanie ilości roboczogodzin względem zapotrzebowania względem wprowadzonej jednostki produktywności,
Ładowanie danych sprzedażowych (po uprzedniej konfiguracji środowiska z chmury)
Kopiowanie planów obsady za poprzednie okresy
Weryfikację wprowadzonego zapotrzebowania względem dostępnych pracowników

Stałe zmiany

System umożliwia utworzenie zmian według których generator będzie tworzyć grafik.

Sekcja systemu umożliwia:

Wprowadzanie stałych zmian godzinowych dla generatora
Określanie w jakich dniach system ma korzystać z danych zmian
Kopiowanie zmian użytych w poprzednich wersjach systemu.

Panel pracy na grafiku

Sekcja systemu umożliwia:

Włączenie/wyłączenie trybu pełnoekranowego
Zweryfikowanie ilości zaplanowanych osób pod przyciskiem Obsada
Podejrzenie uproszczonego widoku grafiku pod przyciskiem Podgląd
Zaimportowanie pliku Excel korzystając z trzech typów plików importowych
Wydruki grafików
Planowanie automatycznie (tylko wersja robocza)
Wprowadzenie godzin z użyciem stałej dyspozycyjności (tylko wersja robocza)
Wprowadzanie godzin z użyciem dostępności zgłaszanej przez pracowników (tylko wersja robocza)
Wprowadzanie dni wolnych za pracujące soboty, niedziele i święta (tylko wersja robocza)
Wyszukiwanie pracowników po funkcjach
Wyszukiwanie pracowników po stanowiskach
Wyszukiwania pracownika po imieniu/nazwisku
Określanie ilości wyświetlanych osób na grafiku
Wprowadzanie niedoborów zgłoszonych przez pracowników (tylko grafik opublikowany)

Grafik planowany

Sekcja systemu umożliwia:

Wprowadzanie godzin pracy
Wprowadzanie innych typów godzin np. Praca zdalna, Dyżur Praca, Dyżur Gotowość (bądź inne typy godzin skonfigurowane na bazie klienta)
Wprowadzanie absencji pracownikom
Ręczne wprowadzanie dni wolnych za pracę w sobotę, niedzielę lub święto
Publikowanie grafiku
Przenoszenie zmian na grafik wykonany (tylko po publikacji grafiku)
Wprowadzanie delegacji
Dodawanie komentarzy

Grafik wykonany:

Wprowadzanie nadgodzin u pracowników
Przenoszenie godzin na grafik planowany
Wprowadzanie godzin interwencji
Wprowadzane kompensat godzinowych i wyznaczanie za który dzień zostały przyzywane
Wprowadzanie oznaczeń dni wolnych za pracę w dniu wolnym
Wprowadzanie typów godzin skonfigurowanych na bazie klienta np. praca zdalna okazjonalna
Przycisk informowania pracownikach o zmianach w grafiku
Zamykanie dni i miesięcy
Zamykanie dni i miesięcy z przenoszeniem rejestrów czasu pracy na grafik wykonany
Wprowadzanie delegacji
Dodawania komentarzy

Raporty

Wybierając przycisk „Pobierz” użytkownik ma możliwość pobrania raportów które dotyczą wszystkich zmiennych umieszczonych na grafikach:

Eksport do kalendarza:

Grafik ics;
Eksportuj swój grafik do ics;

Integracja - sekcja umożliwia pobieranie plików do integracji z takimi systemami kadrowymi jak:

WaproGang
Xpertis
Optima
Symfonia
Enova
Insignum

Kontrola czasu pracy – raporty dotyczące czasu pracy:

Raport plan wykonianie - różnice: raport wykazujący wyłącznie różnice między planem a wykonaniem;
Raport plan wykonanie;
Raport absencji;
Raport zmian planu;
Raport zmian w grafiku: ukazujący wprowadzone zmiany po publikacji w zakresie grafiku wykonanego;
Raport przerw RCP: przedstawia wszystkie zarejestrowane przerwy pracowników;
Raport odbić RCP: ukazuje adres ip zarejestrowanego czasu pracy przez pracownika, dostępny w celu potrzeby ustalenia lokalizacji rejestracji pracowników;
Raport kontrolny RCP – raport wykazuje szczegółowe informacje dot. RCP
Raport błędów w grafiku;
Raport publikacji grafików;
Oryginalne wpisy RCP;

Kontrola kosztów – raporty dotyczące kosztów generowanych na grafikach

Raport etatyzacji;
Raport rotacji;
Stan zatrudnienia w okresie;
Raporty uprawnień;
Koszty lokalizacji;

Rozliczenia czasu pracy – raporty rozliczające czas pracy:

Dane do listy płac - wybrany okres;
Ewidencja czasu pracy - wybrany okres;
Ewidencja godzin pracowników;
Zamknięte dni z podziałem na lokalizacje;
Suma planowanych godzin w poszczególne dni;
Suma godzin um-zlecenie;
Szacunkowe koszty pracowników;
Zastawienie czasu pracy z podziałem na MPK;
MPK rozszerzony: szczegółowy raport dotyczący czasu pracy;
Stan zamknięcia dni;
Stan zamknięcia miesięcy;

Urlopy – raporty dotyczące absencji pracowników:

Rozliczenie stanu urlopu;
Zbiorczy raport % dla RKS – raport wykazujący wykorzystanie urlopu przez pracowników względem planów urlopowych;
Zbiorczy raport urlopów;

Wydruki grafików:

Grafik miesięczny – układ poziomy i pionowy;
Grafik miesięczny z podziałem na stanowiska, oddziały, zlecenia, umowy o pracę, komentarze;
Grafik planowany w układzie pionowym oraz układ pionowy (bez absencji);
Grafik miesięczny w układzie kalendarza Excel oraz PDF
Grafik dzienny

Dostępność

Na tej zakładce wyświetla się dostępności pracowników o statusie "Zweryfikowana" i „Przekazana do przełożonego” dla danego oddziału lub oddziałów (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami) w formie miesięcznego kalendarza;

• Możliwość przejścia do następnych lub poprzednich miesięcy kalendarza;

• Administrator, administrator oddziału lub wspierający ma możliwość akceptacji dyspozycyjności przesłanych przez wszystkich pracowników widocznych w zakładce "AKCEPTACJA", poprzez kliknięcie AKCEPTUJ na liście przesłanych dostępności.

• Administrator, administrator oddziału lub wspierający ma możliwość odrzucenia ich poprzez kliknięcie ODRZUĆ na liście przesłanych dostępności lub po wyświetleniu ich i zmianie statusu na Odrzucone;

• Zmiana statusu na "Zaakceptowane" powoduje przeniesienie dyspozycyjności do grafiku dziennego oraz wysyłkę powiadomienia mailowego do pracownika.

• Dostępność przenosi się na grafik planowany jako podpowiedź przy jego układaniu. Jest to również wytyczna dla generatora w jakich godzinach może planować pracę.

• Zmiana statusu na "Odrzucone" daje możliwość ponownego wprowadzenia dostępności na ten miesiąc przez pracownika (powiadomienie mailowe do pracownika o odrzuceniu dostępności;

• Do zatwierdzania wprowadzonych danych służy przycisk "ZAPISZ"

• Z pozycji administratora nadrzędnego lub administratora firmy można filtrować zaakceptowane dostępności po oddziałach lub stanowiskach.

• W systemie nie ma raportów dotyczących tej funkcjonalności.

Urlopy

Wnioski urlopowe:

• Pozwala stworzyć wniosek urlopowy administratora oddziału, wpierającego oraz administratora głównego. Po naciśnięciu przycisku: Nowy wniosek pojawia się formatka z wyborem dat i rodzaju nieobecności. Urlop może zostać zapisany jako wersja robocza lub wysłany do akceptacji przełożonego zgodnie ze strukturą w GO lub indywidualnymi ustawieniami pracownika.

• Po wysłaniu wniosku urlopowego, status zmienia się na: w akceptacji, zaakceptowany lub odrzucony.

• Moduł umożliwia wysyłkę wniosku na każdy rodzaj nieobecności określony przez administratora firmy.

• Moduł umożliwia złożenie wniosku o niektóre absencje zdefiniowane przez administratora na część dnia.

Akceptacja:

• Zawiera oczekujące na akceptację wnioski urlopowe. Po otwarciu wniosku istnieje możliwość jego odrzucenia lub akceptacji. Akceptacja wiąże się z przeniesieniem urlopu na kartę PRACOWNIK -> ABSENCJE i dodanie urlopu dla pracownika na grafik.

Anulowanie wniosków urlopowych – pracownicy mają możliwość złożenia wniosku na anulowanie zaakceptowanego przez przełożonego urlopu lub jego części.

• Możliwość sprawdzenia zaakceptowanych lub odrzuconych wniosków urlopowych po użyciu przycisku "Pokaż archiwalne "zgodnie z uprawnieniami.

Absencje

• Możliwość zbiorczego podglądu wprowadzonych absencji pracowników wraz z ich wymiarem godzinowym w poszczególnych dniach;

• Możliwość przejścia do następnych lub poprzednich miesięcy kalendarza w ramach własnego oddziału

• Możliwość wyboru ilości pracowników wyświetlanych (1, 5, 10, 20, 30, 50) na jednej karcie.

• Pierwsza wartość pod nazwiskiem pracownika oznacza wprowadzone godziny urlopu wypoczynkowego oraz na żądanie na dany rok. Druga wartość oznacza przysługującą wartość urlopu wypoczynkowego oraz urlopu na żądanie na dany rok.

Plan urlopowy

Możliwość przejścia do następnych lub poprzednich miesięcy kalendarza;
Planowanie odbywa się poprzez kliknięcie w komórkę odpowiadającą pierwszemu dniu urlopu i kliknięcie po raz drugi w komórkę odpowiadającą ostatniemu dniu urlopu;
Zaplanowane w ten sposób dni urlopu przeliczą się zgodnie z wymiarem etatu pracownika dla aktualnej umowy wprowadzonej w zakładce Umowa pracownika – 8 godzin dla pełnego etatu, 4 godziny dla 0,5 etatu itd
Pierwsza wartość pod nazwiskiem pracownika oznacza wprowadzoną liczbę godzin urlopu wypoczynkowego danego pracownika na dany rok. Druga wartość oznacza ilość godzin urlopu wypoczynkowego, która przysługuje pracownikowi na dany rok.
Do zatwierdzania wprowadzonych danych służy przycisk ZAPISZ.
Planu urlopowe mają również funkcjonalność dodawania urlopu wypoczynkowego i druku wniosków urlopowych
Przy włączeniu odpowiedniej zgody pracownicy mają również możliwość dodawania w określonym czasie swoich planów urlopowych, które ich pracodawca może potem zmieniać lub usuwać w zależności od potrzeb zakładu pracy.

Raporty

Możliwość pobrania planu urlopów dla wybranego oddziału (zgodnie z posiadanymi uprawnieniami) za pomocą przycisku Pobierz/Raporty i wybrania z listy:

Podsumowanie urlopów;
Plan urlopowy - zawiera zbiorczą informację odnoście ilości godzin zaplanowanego urlopu oraz przysługującego urlopu na dany rok;
Stan urlopu - tabela przestawna - zawiera zbiorczą informację na temat Urlopu wykorzystanego (liczba godzin urlopu, który pracownik wykorzystał, wraz z wykorzystanym urlopem kp.188. Urlopu przysługujący (liczba godzin urlopy wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi- jest to suma ilości godzin na obecny rok oraz ilości godzin z poprzedniego roku); Urlop pozostałego (różnica pomiędzy urlopem przysługującym a wykorzystanym); Urlop innego (wymiar godzinowy urlopu, który przysługuje pracownikom z niepełnosprawnością); Daty absencji;
Raport% dla RKS - przedstawia procentowy poziom zatwierdzonych godzin Urlopu Wypoczynkowego w porównaniu do planu urlopowego za dany miesiąc;
Zbiorczy raport urlopów - szczegółowy raport prezentujący pełne informacje o pracowniku (jego imię i nazwisko, stanowisko oraz oddział) wraz z informacjami o urlopie takimi jak data wysłania i akceptacji wniosku (jeśli występuje), zakres dat urlopu, ilość godzin, status (zaakceptowany wniosek, w akceptacji, brak wniosku) oraz ewentualne zastępstwo które można określić podczas wysyłania wniosku. Pobrany plik raportuje również wnioskowanie o dni wolne za pracę w dniu wolnym, kompensatę oraz wyjście prywatne;

Giełda Wsparcia

Jest to moduł bazujący na wprowadzonym na grafiku planie obsady. Umożliwia zgłaszanie się pracowników o danej funkcji na godziny w których występują braki w obsadzie.

Wysyłka wiadomości

Moduł wiadomości pozwala na wysyłkę wiadomości pracownika bezpośrednio w systemie z możliwością odpowiedzi na nią przez pracownika. Pracownik (po włączeniu odpowiedniego ustawienia) ma możliwość wysłania wiadomości do swojego przełożonego i innych użytkowników.

Wysyłka SMS jest możliwa po włączeniu odpowiedniego modułu i jest rozliczana per wysłany SMS. Treść wiadomości nie może przekraczać 160 znaków i zawierać znaków polskich.

Ustawienia tej zakładki możliwe do włączenia z pozycji Administratora w ustawieniach subskrypcji:

1. Określ po jakim czasie (w sekundach) od zalogowania sprawdzenie notatek będzie wymagało ponownego zalogowania. Opcja jest włączona, gdy wprowadzona wartość jest większa od 0 - opcja wymusza ponowne zalogowanie w celu odczytania notatek po upływie określonego czasu

2. Notatki i załączniki

Wyślij powiadomienie do administratora- Administrator zostanie powiadomiony o dodaniu notatki w kartotece pracownika.
Wyślij powiadomienie do administratora oddziału nadrzędnego- Administrator Regionalny zostanie powiadomiony o dodaniu notatki w kartotece pracownika.
Wyślij powiadomienie do osoby dodającej notatkę o jej odczytaniu przez pracownika
Wyślij powiadomienie do -
Tytuł maila- Umożliwia spersonalizowanie tytułu maila.
Treść maila- Umożliwia spersonalizowanie treści maila.
Informuj o nowych notatkach po zalogowaniu się - ustawienie wymusza odczytanie notaki przez pracownika po zalogowaniu się do systemu
Wyślij maila do pracownika, gdy dostanie notatkę- pracownik otrzyma powiadomienie mailowe o otrzymaniu notatki.
Treść maila wysyłanego do pracownika- Umożliwia spersonalizowanie treści maila wysyłanego do pracownika.

Delegacje

Ta funkcjonalność jest opcją dodatkowo płatną.

Moduł zawiera możłiwość dodawania, wnioskowania, raportowania, rozliczania oraz filtrowania delegacji.

Wniosek o delegację zawiera takie informacje jak:

1. Imię pracownika

2. Nazwisko pracownika

3. Numer delegacji

4. MPK

5. Powód

6. Cel

7. Początek i koniec delegacji

8. Dieta

9. Koszty transportu, zakwaterowania oraz inne

10. Zaliczka

11. Forma wypłaty (z mołżiwością dodania numeru rachunku)

12. Dodatkowe pole

Wnioski wysyłane przez pracownika są wysyłane do bezpośrednioego przełożonego lub akceptanta urlopów.

Po akceptacji wniosku możliwe jest oznaczenie go jako "Rozliczony"

W przypadku odrzucenia wniosku o delegację przełożony ma możliwość dodania komentarza w którym umieści powód jej odrzucenia.

Delegacje podlegają raportowaniu, w raporcie widnieją następujące informacje:

Nazwisko
Imię
Zaakceptowane przez
Numer
MPK
Oddział
Zewnetrzne ID
Stanowisko
Powód
Cel
Początek delegacji
Koniec delegacji
Status
Dieta(zł)
Koszt transportu(zł)
Koszt zakwaterowania(zł)
Inne koszty(zł)
Zaliczka(zł)
Podsumowanie(zł)
Forma wypłaty środków
Numer konta bankowego pracownika
Rozliczono
Dodatkowe Pole

Ustawienia z pozycji administratora

Ustawienia z pozycji administratora umożliwiają m.in.. dokonywanie edycji danych znajdujących się na całej bazie.

CENTRUM POWIADOMIEŃ - Administratorzy systemu mają możliwość wysłania komunikatów do określonych grup pracowników za pomocą funkcji "Centrum Powiadomień" Limit dopuszczalnej ilości znaków w wiadomości 998.

Aby wysłać powiadomienie należy po zalogowaniu się na konto o uprawnieniach "Administrator" kliknąć w trzy kropki w prawym górnym rogu strony i wybrać "CENTRUM POWIADOMIEŃ".

Możesz dodać nowe powiadomienie nadając mu "Temat", jego treść w okienku "Powiadomienie..." oraz określając do kogo ma być kierowana.

Po kliknięciu w "Grupa docelowa" pojawi się lista:

Jest to lista prezentująca poziomy uprawnień użytkowników w systemie.

Zaznaczając na przykład kwadrat przy:

1. Kierownicy oddziałów, powiadomienie wyświetli się tylko użytkownikom o uprawnieniach "Administrator oddziału".

2. Kierownicy regionalni" powiadomienie wyświetli się tylko użytkownikom o uprawnieniach "Administrator regionu".

4. Zastępcy kierowników oddziałów - powiadomienie wyświetli się tylko użytkownikom o uprawnieniach "Administrator wspierający oddział".

5. Pracownicy - powiadomienie wyświetli się tylko użytkownikom o uprawnieniach "Pracownik".

Po zaznaczeniu kilku opcji, powiadomienie trafi do każdej z zaznaczonych grup.

Po uzupełnieniu tematu, treści powiadomienia jak i określeniu odbiorców, kliknij niebieski przycisk "ZAPISZ", aby powiadomienie zostało wysłane.

Po kliknięciu na dane powiadomienie, możesz podejrzeć jego treść. Używając przycisków w prawym dolnym rogu możesz dokonać w nim edycji bądź je usunąć.

We wskazanym przykładzie wiadomość została wysłana do pracowników o uprawnieniach "kierownik oddziału = administrator oddziału. Pracownik o takich uprawnieniach po zalogowaniu się na swoje konto, zobaczy Twoją wiadomość:

Po zamknięciu komunikatu pracownik zawsze może do niego wrócić.

Powinien kliknąć na trzy kropki w prawym górnym rogu strony i wybrać "Centrum Powiadomień".

Będą tutaj widoczne wszystkie powiadomienia wysłane do grupy uprawnień do których należy dany pracownik. Po kliknięciu na powiadomienie, oznaczenie wykrzyknika znika.

DEFINIOWANIE FILTROW – Administratorzy systemu mają możliwość zdefiniowania filtrów za pomocą których będą mogli filtrować i pobierać raporty dostępne na bazie.

Aby zdefiniować filtr należy po zalogowaniu się na konto o uprawnieniach "Administrator" kliknąć w trzy kropki w prawym górnym rogu strony i wybrać "DEFINIOWANIE FILTROW".

Pojawi się następujący widok:

Możesz dodać nowy filtr używając przycisku “dodaj”, a następnie określić jego parametry czyli dla jakie lokalizacje oraz stanowiska ma uwzględniać. Po utworzeniu szablonu filtra, należy nadać mu nazwę a na koniec zapisać używając przycisku “zapisz”.

Stworzony filtr po zapisaniu będzie pojawiał się podczas pobierania raportów dostępnych w systemie.

Definiowanie nowych pól - Administratorzy systemu mają możliwość zdefiniowania nowych pól które będą pojawiały się na karcie pracownika w zakładce “DANE” lub „Wnioski urlopowe”.

Aby zdefiniować filtr należy po zalogowaniu się na konto o uprawnieniach "Administrator" i wprowadzić następujący link: https://www.grafikoptymalny.pl/v2/Schedules/AdminView#/customfields

Wybierz: Definiowanie nowych pól

Możesz zdefiniować nowe pole określając:
Pole – nazwa pola pojawiająca się na zakładce “dane”

Wykorzystanie pola – do wyboru możliwe jest wykorzystanie pola w kartotece pracownika lub we wniosku urlopowym
Uprawnienia – kto może edytować: dla jakich uprawnień pole będzie edytowalne

Uprawnienie widoczności pola - pozwala określić dla jakich uprawnień pole będzie widoczne
Wersjonuj wartość pola: określ czy pole będzie wymagało wprowadzenia zakresu dat
Pole przenoszone do Power BI: integracja
Pole wymagane: określ czy pole będzie obowiązkowe do wypełnienia
Pokaż podczas tworzenia pracownika: określ czy pole ma pojawiać się podczas dodawania nowego pracownika
Pole dostępne w REST: integracja
Typ pola: określ czy pole będzie polem tekstowym, wyboru, wielokrotnego wyboru czy datą.

Pokaż w raportach - pole pojawi się w niektórych raportach generowanych w systemie

Uzupełniony formularz zapisz używając dedykowanego przycisku “zapisz”.

Po zapisaniu, zdefiniowane pole pojawi się w zakładce „DANE” na karcie pracownika na samym dole karty lub we wniosku urlopowym.

DEFINIOWANIE TYPÓW ABSENCJI - Administratorzy systemu mają możliwość zdefiniowania nowych typów absencji, które będą mogły zostać wprowadzone na karcie pracownika lub o które pracownicy będą mogli wnioskować.

Ustawienia subskrypcji

Karta pracownika

Mail powitalny dla nowych pracowników - w momencie dodania pracownika- wysyłka, w momencie dodania pracownika do bazy, wiadomości mailowej z linkiem do ustawienia hasła do jego konta

Mail powitalny dla nowych pracowników - pierwszego dnia umowy - wysyłka, w momencie nadejścia pierwszego dnia umowy, wiadomości mailowej z linkiem do ustawienia hasła do jego konta.

Pokaż zewnętrzne id- W kartotekach pracowników (Pracownicy -> edycja -> Dane) pojawi się dodatkowe pole pozwalające wpisać numer/kod zewnętrznego numeru id z systemu kadrowego.

Generuj zewnętrzne ID automatycznie - zewnętrzne ID generowane i przypisywane przy dodawaniu nowego pracownika

Blokada edycji danych pracownika - możliwość zablokowania edycji pracownika według uprawnień

Blokada edycji stanów urlopowych - pozwala określić z poziomu których uprawnień będzie możliwe edytowanie stanów urlopowych w kartotece pracownika

Administrator oddziału może dodawać pracowników innym oddziałom- Administrator oddziału podczas dodawania nowego pracownika, uzyskuje możliwość przypisania go do dowolnego oddziału dostępnego na bazie, nawet takiego do którego nie jest sam przypisany.

Ukryj dodawanie pracowników- wyłącza możliwość dodania pracowników do systemu przez osoby o uprawnieniach niższych niż Administrator (Przycisk Dodaje w zakładce Pracownicy przestaje być widoczny).

Ukryj pozostałych pracowników - pracownik po zalogowaniu się na swoje konto nie będzie widział grafików ani planów urlopowych innych pracowników ze swojego oddziału.

Minimalna i maksymalna ilość godzin pracownika - opcja pozwalająca przypisać pracownikom minimalnej i maksymalnej ilości godzin pracy w dniu.

Email i nazwa użytkownika są osobnymi polami- w kartotece pracownika pojawi się dodatkowe pole: "email kontaktowy", które jest niezależne od pozycji "Login". Po uruchomieniu, do pozycji "email kontaktowy" zostaje skopiowana treść pola "Login" którą można następnie dowolnie edytować.

Użytkownik może wprowadzać samodzielnie swojego maila i nr telefonu- osoby o uprawnieniach Pracownik, dostają możliwość samodzielnej zmiany zawartości pozycji email kontaktowy i numer telefonu.

Dodaj telefon alarmowy do karty pracownika- w zakładce Dane w kartotece pracownika pojawia się dodatkowe pole "telefon alarmowy".

Moduł prośby grafikowe

Ogranicz ilość próśb grafikowych- opcja powiązana z powyższą "Niedostępność". Wprowadzona wartość ograniczy na ile dni pracownik może wskazać swoją niedostępność. Na przykład, wartość 3 nie pozwoli pracownikowi wysłać dostępności, zawierającej informację o 4 dniach, w których nie jest dostępny.

Automatyczne wysyłanie dyspozycyjności - ze strony pracownika zniknie możliwość wysłania dostępności do akceptacji. Dostępności będą automatycznie akceptowane wraz z nadejściem dnia, który można określi w edycji każdego z oddziałów. Ustawienie wartości 15 w danym oddziale, spowoduje zmianę statusu dostępności wszystkich pracowników tego oddziału, z "wersja robocza" na "zaakceptowane" wraz z nadejściem 15 dnia każdego miesiąca.

Blokuj dodawanie niedostępoości w wybranych dniach - pozwala określić z poziomu których uprawnień będzie możliwe wprowadzenie blokady dodawania niedostępności

Moduł umowa

Włącz powiadomienia- Uruchamia moduł powiadomień.

Uprawnienia przypisywane przez regionalnego administratora - opcja wyłącza możliwość przypisywania uprawnień przez administratora oddziału, tylko administrator oddziału nadrzędnego może przypisywać uprawnienia pracownikom

Zablokuj dodawanie umów - możliwość wybrania typów umów, których nie będzie można dodać pracownikowi

Ukryj umowy - kierownicy nie widzą umów pracowników

Moduł notyfikacji

Po wejściu w wybraną sekcję można odznaczyć bądź zaznaczyć, z których obszarów chcemy otrzymywać notyfikacje mailowe.

Wyłącz maile dotycące wniosków urlopowych
Wyłącz maile dotyczące limitów etatyzacji
Wyłącz maile dotyczące giełdy wsparcia
Wyłącz maile dotyczące wygaśnięcia pozwoleń
Wyłącz maile dotyczące dostępności
Wyłącz maile dotyczące ocen okresowych
Wyłącz maile dotyczące zamkniętych dni
Wyłącz maile dotyczące przekroczenia budżetu w grafikach - opcja dodatkowo posiada możliwość określenia dla których uprawnień mają być zablokowane powiadomienia mailowe
Wyłącz maile dotyczące wniosków o akceptacje grafików
Wyłącz maile dotyczące publikacji grafików
Wyłącz maile dotyczące delegacji

Moduł urlopy

Wnioski urlopowe wspierającego (zastępcy kierownika) akceptowane przez administratora oddziału- Wnioski urlopowe osób o uprawnieniach Administrator wspierający oddział, będą trafiały do akceptacji osób o uprawnieniach Administrator oddział. Bez włączenia tej opcji, ich wnioski trafiałyby do Administratora bądź przy włączonej strukturze firmy, do Administrator oddziały nadrzędnego.

Akceptacja wniosków niezależnie od struktury - W zakładce Dane w kartotece pracownika, pojawia się pole "Akceptujący urlop". Pozwala on określić kto ma otrzymywać powiadomienia oraz możliwość akceptacji wniosków urlopowych danego pracownika. Z listy będzie można wybrać osoby o stosownych uprawnieniach, wyżej w strukturze. Określenie w tej sposób akceptantów, powoduje ignorowanie domyślnego procesu obiegu wniosków dla tego pracownika.

Poinformuj o istnieniu urlopów bez wniosku podczas tworzenia grafika - podczas tworzenia grafiku pojawia się notyfikacja o braku absencji dla zaplanowanych urlopów

Poinformuj pracownika o konieczności wysłania wniosku do zaplanowanego urlopu - na ile dni przed planowanym urlopem w PLANIE URLOPOWYM system ma powiadomić pracownika o konieczności złożenia wniosku.

Poinformuj managera o zmianach w grafikach i urlopach - kierownik otrzymuje wiadomość email o zaistniałych zmianach

Pozwól pracownikom wprowadzać plany urlopowe – ustawienie włącza możliwość uzupełnienia planów urlopowych z poziomu uprawnień pracownika, po włączeniu ustawienia można określić do kiedy jest możliwa edycja danych pracownika

Pozwól pracownikom wprowadzać plany urlopowe - opcja umożliwia określenie do kiedy pracownicy mogą wprowadzać swoje plany urlopowe, w przypadku wyłączenia tej opcji pracownicy nie mogą wprowadzać swoich planów urlopowych.

Rejestracja czasu pracy

Włącz rejestrację czasu pracy - włącza moduł RCP. Możliwe jest rejestrowanie godzin pracy za pomocą kodów QR, kodów kreskowych lub prowadzenie elektronicznej listy obecności z poziomu konta pracownika.

Rejestracja czasu pracy z konta pracownika – pracownik z poziomu swojego konta ma możliwość rejestrowania swojego czasu pracy

Automatyczne przenoszenie RCP na wykonanie - opcja umożliwia automatyczne przenoszenie RCP z pliku na wykonanie, import odbywa się za pomocą tabeli wystawionej przez klienta. Importujemy tym plikiem dane z zewnętrznego systemu RCP.

Obsługa zdjęć w RCP - umożliwia przechowywanie oraz prezentację zdjęć wykonanych przez czytnik podczas rejestracji wejścia lub wyjścia przez pracownika, by funkcjonalność prawidłowo działała czytnik musi wykonywać zdjęcia ( tablet, telefon) oraz musi być włączona opcja rejestracja RCP po kodach QR.

Połącz konta po zewnętrznym ID - Dla pracowników z tym samym zewnętrznym numerem id umożliw zmianę kontekstu poprzez górne menu (połączone ze spółkami w strukturze).

Wyłącz tryb Wej/Wyj RCP – ustawienie wyłącza interpretację rejestrów względem wejścia i wyjścia z pracy

Zawsze przypisuj RCP do oddziału macierzystego - jeżeli pracownik jest oddelegowany do innej lokalizacji to jego manager dzięki tej funkcji będzie widział czas zarejestrowany w dodatkowym oddziale.

Czas rejestracji RCP na podstawie zegara serwera - po włączeniu tej funkcji RCP pobiera dane z serwera nie z urządzenia, na którym pracownicy dowolnie mogą zmieniać godzinę, aby oszukać rejestrator.

Generuj kody kreskowe- Umożliw generowanie kodów kreskowych dla pracowników zamiast kodów QR. Umożliwia wprowadzanie kodów kreskowych na stronie RCP, ręcznie, bądź za pomocą skanera kodów podpiętego pod to urządzenie.

Włącz raport kodów kreskowych lub kodów QR - W zakładce PRACOWNICY pojawi się raport: "Kody kreskowe dla pracowników", pozwalający wygenerować plik PDF zawierający kody kreskowe dla wszystkich pracowników z wybranego oddziału.

Edycja wykonania grafika przez pracownika- Osoby o uprawnieniach Pracownik, uzyskują możliwość w zakładce Grafik, wprowadzania godzin swojej pracy, które następnie są przenoszone do zakładki Grafik Wykonany na grafiku danego miesiąca.

Powiadom o braku pracownika (RCP musi być włączone)- do administratora oddziału zostanie wysłany mail informujący o niepojawieniu się pracownika w pracy, jeśli ten nie zarejestruje swojej obecności zgodnie z zaplanowaną godziną rozpoczęcia pracy
Opcjonalna przerwa - włącz możliwość rejestracji wyjścia na przerwę w pracy 15 minutową wliczaną do czasu pracy (RCP przez stronę internetową lub kody kreskowe), dodaje kolumnę do raportu Raport RCP oraz umożliwia pobranie Raportu przerw RCP

Połącz wyniki RCP z dowolnym istniejącym grafikiem- niezależnie od oddziału- w czasie rejestrowania swojej obecności w pracy nawet gdy pracownik użyje rejestratora/czytnika przypisane do innego oddziału, system powiąże jego obecność z oddziałem, w którym ma zaplanowane godziny pracy.

Margines RCP

Włącz zaokrąglanie RCP- Pozwala zaokrąglać zarejestrowaną godzinę wejścia/wyjścia pracownika, zgodnie z ustaloną wartością w polu poniżej

Wartość marginesu dla RCP dla planu - Przy wartości np: 5 Jeżeli pracownik miał zaplanowane wej: 8:00 a odbił się np o 7:58 wpis zostanie wyrównany do 8:00

Zastosuj zaokrąglanie RCP bez planu - Dla sytuacji gdy nie znaleziono planu używaj tego zaokrąglenia np: 15 oznacza przyciągaj do kwadransów (15:00, 15:15, 15:30, 15:45).

Wyświetlanie rejestracji czasu pracy – ustawienie określa w jakim zakresie rejestry mają być przypisywane do danego dnia i być możliwe do wyboru jako początek lub koniec pracy

Zakres dla rejestracji przypisanych do zmian - Określa, które rejestracje czasu pracy będą brane pod uwagę przy przypisaniu do zmiany (przykład: jeżeli zmiana kończy się o 16, a margines ustawiony jest na "5", to będą brane rejestracje do godziny 21).

Zakres dla dodatkowych rejestracji - Określa, które rejestracje czasu pracy będą uznawane jako dodatkowe odbicia przypisane do zmiany (przykład: jeżeli zmiana kończy się o 16, a margines ustawiony jest na "10" to będą brane rejestrację do godziny 2 następnego dnia).

Funkcje dodatkowe

Struktura organizacyjna- Umożliwia przypisanie oddziału do oddziału nadrzędnego, zmienia to obieg wniosków urlopowych, akceptacji etatyzacji oraz innych powiązań i widoczności dla wyższych uprawnień od pracownika.

Rozszerz strukturę firmy o spółki - (opcja) Włącz spółki w strukturze- zastąpią one działy na kartotekach pracowników. Pracownika do spółki przypisać może tylko Administrator. Funkcja wymagana przy opcji przełączania się pomiędzy kontami po zewnętrznym numerze ID.

Rozszerz strukturę firmy o funkcje- w zakładce Struktura pojawi się dodatkowa pozycja Funkcje, która pozwala dodać umiejętności/kompetencje pracowników. Funkcje będą możliwe do zaznaczenia w kartotekach pracowników. Po ich określeniu, można na planie obsady dokładnie sprecyzować, jakich umiejętności/kompetencji potrzebujemy w określonych przedziałach czasu. Pojawi się również możliwość filtracji pracowników względem nich, na tworzonych grafikach.

Włącz moduł - Giełda Wsparcia- uruchamia możliwość wnioskowania o wsparcie z jednego salonu, do drugiego.

Włącz bonus za procent zrealizowanego planu- Możliwość wprowadzenia w planie obsady procentu wykonanego planu, na tej podstawie w grafiku do kosztu wliczana jest premia.

Włącz Smsy - dodaje możliwość wysyłania wiadomości SMS z zakładki Pracownicy "Wyślij wiadomość". Wymaga adnotacji na umowie, aby funkcja działała na koncie firmy.

Włącz moduł oceny pracowników - opcja uruchamia na koncie klienta moduł ocen okresowych

Włącz moduł delegacji – moduł dodatkowy, włączany po stronie Administracji Grafiku Optymalnego

Wyślij powiadomienie o zaakceptowanych delegacjach na podane adresy – pole do pozwala określić na które adresy na które mają przychodzić maile o zaakceptowanych delegacjach pracowników

Raporty - dodatkowe kolumny

Dodaj kolumny kosztów do raportu MPK- do nowo wygenerowanych raportów MPK zostanie dodana kolumna kosztów. Wymaga wprowadzenia wynagrodzenia na umowach pracowników.

Używaj produktywności w raportach- w raporcie kosztów lokalizacji wyświetl produktywność, domyślnie jest to MM/TC’s (minuty na transakcje) przeliczane zgodnie z danymi uzupełnionymi w Planie obsady grafiku dla którego jest pobierany raport

Zewnętrzne ID w raporcie MPK- dodaje dodatkową kolumnę w raportach MPK, wykazującą zewnętrzny numer ID, jeśli jest wprowadzony w kartotece pracownik

Moduł notatki

Określ po jakim czasie (w sekundach) od zalogowania sprawdzenie notatek będzie wymagało ponownego zalogowania. Opcja jest włączona, gdy wprowadzona wartość jest większa od 0 - opcja wymusza ponowne zalogowanie w celu odczytania notatek po upływie określonego czasu

Notatki i załączniki

Wyślij powiadomienie do administratora- Administrator zostanie powiadomiony o dodaniu notatki w kartotece pracownika.

Wyślij powiadomienie do administratora oddziału nadrzędnego- Administrator Regionalny zostanie powiadomiony o dodaniu notatki w kartotece pracownika.

Wyślij powiadomienie do osoby dodającej notatkę o jej odczytaniu przez pracownika
Wyślij powiadomienie do -
Tytuł maila- Umożliwia spersonalizowanie tytułu maila.
Treść maila- Umożliwia spersonalizowanie treści maila.
Wyślij maila do pracownika, gdy dostanie notatkę- pracownik otrzyma powiadomienie mailowe o otrzymaniu notatki.

Informuj o nowych notatkach po zalogowaniu – ustawienie wymusza odczytanie wysłanej pracownikowi notatki

Treść maila wysyłanego do pracownika- Umożliwia spersonalizowanie treści maila wysyłanego do pracownika.

Umożliw pracownikowi dodanie notatki – Pracownik będzie miał możliwość dodania notatki w systemie

Powiadom bezpośredniego przełożonego o dodani notatki przez pracownika

Moduł grafiki

Automatycznie nazwij grafik - przy tworzeniu grafiku zostanie automatycznie nadana nazwa grafiku, którą definiuje się w STRUKTURA - ODDZIAŁ poprzez wypełnienie pola MPK

Poinformuj przy publikacji grafiku z mniejszą niż wymagana w miesiącu ilością godzin-(USTAWIENIE OBLIGATORYJNE) Blokuje możliwość publikacji grafika, w którym zaplanowano za mało godzin w okresie rozliczeniowym dla pracowników. Sprawdzanie tylko w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego

Włącz porównywanie wersji grafików dla pracowników -(USTAWIENIE OBLIGATORYJNE)- Umożliwia generowanie raportu Zmian grafiku wykonanego i planowanego.

Włącz blokowanie grafików na wyłączność (USTAWIENIE OBLIGATORYJNE) - Tylko jedna osoba może pracować nad danym grafikiem, druga przy próbie wejścia w jego edycję, dostanie informację o zablokowaniu oraz o tym kto obecnie edytuje grafik.

Czas blokady w minutach- Połączone z opcją wyżej. Pozwala określić jak długo po wyjściu z edycji grafiku, jest on jeszcze zablokowany.

Pozwalaj na dodanie kolejnego grafiku na ten sam okres. (OPCJA NIEZALECANA) - funkcja, która umożliwi ułożenie kilku grafików dla 1 oddziału. Uwaga po jej uruchomieniu kilka opcji systemu nie działa poprawnie (etatyzacja, absencje w różnych grafikach)

Instytucja kultury- Wyłącza sprawdzanie co 4 niedzieli wolnej.

Zezwól na usuwanie grafików, które nie są puste - możliwość usuwania grafików zawierających zmiany w grafiku planowanym lub blokada przed przypadkowym usunięciem przez kierownika.

Godziny zmian (określ godziny zmian) - po zaznaczeniu tej opcji istnieje możliwość zdefiniowania stałych zmian i dodawania ich do grafiku skrótem klawiszowym (Cyfra lub litera) wszystkim pracownikom z tej samej brygady lub pojedynczym pracownikom w grafiku

Ukryj działy- dla uprawnień niższych niż Administrator przestanie być widoczna pozycja Dział (bądź spółka w przypadku uruchomienia) na kartach pracowników (Pracownicy -> edycja -> Dane) oraz podczas tworzenia/edycji grafików w zakładce Ustawienia. W zakładkach Grafik Planowany oraz Grafik Wykonany będą widoczne wszystkie wszyscy pracownicy niezależnie od działu do którego są przypisani, zgodnie z wybranym oddziałem dla którego tworzony jest grafik.

Ukryj stanowiska- dla uprawnień niższych niż Administrator przestaje być widoczna opcja wyboru stanowisk podczas tworzenia/edycji grafików w zakładce Ustawienia. W zakładkach Grafik Planowany oraz Grafik Wykonany będą widoczne wszystkie stanowiska i osoby do nich przypisane, zgodnie z wybranym oddziałem, dla którego tworzony jest grafik

Zapis godzinowy w grafiku- podsumowanie godzin pod nazwiskami pracowników w edytowanym grafiku, zostanie przedstawione w formacie Godziny:minuty (np. 8:30), zamiast obecnego zapisu wartości godzin (np. 8,5h)

Grafik - możliwa granulacja (np. 15/30/60)- układanie grafika z granulacją inną niż podana będzie powodować błąd (zmiana na czerwono), dla granulacji 15 poprawne wartości to: 8:00, 8:15, 8:30 itd...

Włącz globalne ustawienia grafika (USTAWIENIE OBLIGATORYJNE) - po wybraniu tej opcji, z zakładki Ustawienia tworzonych jak i edytowanych grafików zniknie możliwość ustalania poniższych informacji. Wprowadzone niżej dane będą obowiązywać globalnie, dla każdego tworzonego grafiku.

Edycja planu – po zaznaczeniu tej opcji po publikacji grafiku będzie możliwe edytowanie grafiku planowanego

Edycja planu możliwa tylko do dnia - W tym polu można ustalić, od którego dnia będą możliwe zmiany w planie. Wprowadzona wartość jest dodawana jako ilość dni do dzisiejszej daty i zmiany w planie odbywające się w ten dzień lub później będą edytowalne.

Niedobory- W grafiku wykonanym pojawi się opcja automatycznego wyszukania pracownika na miejsce, gdzie istnieją niedobory względem zapotrzebowania określonego w planie obsady.

Przycisk informuj- W Grafiku dziennym pojawi się przycisk "Opublikuj i poinformuj" który powoduje zapisanie i wysłanie powiadomienia mailowego do pracowników o nowej wersji grafiku.

Informuj Administratora o błędach w grafikach - informuje emailem Administratora bazy oraz Administratora oddziału nadrzędnego (jeśli występuje) o publikacji grafików ze złamanymi zasadami kodeksu pracy lub nadgodzinami, generuje raport raz w tygodniu z aktualnych grafików zawierających błędy.

Wysyłaj notyfikacje o niepublikowanych grafikach - Administratorzy (bądź Administrator oddziału nadrzędnego w przypadku rozszerzenia struktury) dostają powiadomienie o nieopublikowanych grafikach dla poszczególnych oddziałów w dniu który zostanie tutaj określony. Na przykład: gdy zostanie wprowadzona wartość 24, w tym dniu zostanie wysłany raporty o oddziałach które nie opublikowały grafików na kolejny miesiąc.

Instytucja kultury- Wyłącza sprawdzanie co 4 niedzieli wolnej.

Wysyłaj niedobory z planu obsady – ustawienie włącza możliwość zgłaszania się pracowników do pracy w dniach i godzinach w których wystąpiły luki w obsadzie. Ustawienie bazuje na podstawie planu obsady. Włączenie ustawienia pozwoli na włączenie typów umów dla których będą wysyłane powiadomienia o brakach.

Włącz opcję przenoszenia zmian z grafiku wykonanego na grafik planowany – po włączeniu tego ustawienia będzie możliwe przenoszenie zmian zapisywanych na grafiku wykonanym na grafik planowany.

Odblokuj edycję absencji na zamknięty okres dla administratora – włączenie tego ustawienia pozwala na edytowanie wprowadzonych absencji dla tylko dla administratora

Godziny zmian - ustawienie które pozwala określć skróty klawiszowe za pomocą których kierownicy będą wprowadzać godziny na grafik. Ustawienie daje również możliwość dostosowania tych skrótów per oddział po stronie kierownika.

Moduł zamykanie dni

Zamykanie dni i miesiąca- Możliwość zamykania dni przez administratorów oddziału oraz administratorów wspierających, tak aby administratorzy mieli na bieżąco informację które dni są już poprawnie wprowadzone. Na karcie ewidencji czasu pracy wykonanie pojawi się tylko dla zamkniętych dni. Możliwość ponownego otwarcia zamkniętego dnia będą miały tylko osoby o uprawnieniach Administrator

Informuj o niezamkniętych dniach - Aby ta funkcjonalność działała musi być włączona możliwość zamykania dni oraz miesiąca. W przypadku niezamkniętych dni, po zalogowaniu wyświetla się popup z informacją.

Korekta RCP podczas zamykania dni - nad dniami w grafiku pokażą sie kłódki., które umożliwią zamknięcie dnia oraz zbiorcze zaliczenie do czasu pracy godzin pracowników z rejestracji czasu pracy.

UWAGA: funkcja nie działa, jeżeli u klienta występują nocne zmiany

Sprawdzaj, czy istnieje RCP na dzień - zamykanie dni - Wymaga uruchomionej opcji zamykania dni. Przy próbie zamknięcia dnia, w którym brakuje wpisu RCP u pracownika który miał zaplanowaną pracę, pojawi się o tym informacja ostrzegawcza.

Dodatkowe potwierdzanie czasu zaliczonego podczas zamykania dnia - Jeżeli to pole nie jest zaznaczone podczas zamykania dnia będzie można przenieść rejestracje czasu pracy na plan. Jeśli to pole jest zaznaczone, aby móc zamknąć dzień należy potwierdzić, że dane dla zamykanego dnia są poprawne.

Włącz niestandardową walidację zamykania dnia:

Za mało zaplanowanych godzin Powiadomienie pokaże się tylko w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego w sytuacji w której zaplanowane zostało za mało godzin w grafiku planowanym.
Za dużo zaplanowanych godzin Powiadomienie pokaże się tylko w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego w sytuacji w której zaplanowane zostało za dużo godzin w grafiku planowanym.
Błąd kompensaty – system poinformuje/ zablokuje akcję zamykania dnia, jeżeli wystąpi błąd podczas przyznawania kompensaty
Brak odbicia - system poinformuje/ zablokuje akcję zamykania dnia, jeżeli będzie brakowało wpisów RCP pracowników
Zbyt mało godzin w wykonaniu w stosunku do planu - – system poinformuje lub zablokuje akcję, podczas zamykania dnia jeżeli pracownik będzie miał mniej godzin na grafiku wykonanym, względem grafiku planowanego
Kompensuj nadgodziny - Powiadomienie pokaże nam się w sytuacji w której dla pracownika zostanie ustawiona zmiana w grafiku wykonanym lecz na ten sam dzień nie zostanie zaplanowana w grafiku planowanym.
Oczekujący wniosek - Powiadomienie pokaże się nam, podczas zamykania dnia, na który zostały złożone wnioski o absencję, które nie zostały jeszcze zaakceptowane.

Ustawienia generatora

Stałe zmiany w grafikach- Podczas edycji grafiku pojawi się opcja umożliwiająca określić stałe zmiany, które mają być wykorzystywane przez generator.

Plan obsady - ukryj kolumnę z dodatkowymi pracownikami - opcja pozwala na ukrycie kolumny "dodatkowi pracownicy" w zakładce Plan Obsady w grafiku

Generuj grafik zgodnie z wybraną granulacją- generator grafików będzie używać zadanej granulacji, dla 15 możliwe wartości to np: 8:00, 8:15, 8:30, 8:45 itd...

Generowanie grafików dla brygad – ustawienie uruchamia opcję generowania grafików dla brygad

Moduł Struktura

Definiuj długość bezpłatnej przerwy w ustawieniach lokalizacji - Długość bezpłatnej przerwy będzie ustawiana z poziomu ustawień lokalizacji. Wpisana tam wartość nadpisuje ustawienia grafiku oraz globalne ustawienia grafiku.

Etatyzacja grafiku- w ustawieniach każdego z oddziałów pojawi się możliwość wprowadzenia etatyzacji. Zgodnie z nią będzie wyliczona maksymalna ilość godzin pracy, którą będzie można zaplanować każdego miesiąca w grafiku. Przekroczenie tego limitu, uniemożliwi opublikowanie takiego grafiku.

Włącz budżety dla grafików - uruchamia funkcję, która pozwala określić dla każdego oddziału budżet na grafik (w zakładce Struktura), przez co system nie pozwoli na przekroczenie ustalonej wartości w danym miesiącu.

Import pasków płacowych - Import pasków płacowych z xlsx przez Administratora

Oznaczenie dni w raportach – ustawienie pozwala dostosować oznaczenia którymi system ma się posługiwać

Puste listy obecności dla zleceniowców - Dla zleceniowców. Listy czasu pracy nie będą zawierały zaplanowanych godzin pracy

Limit nadgodzin rocznych - Jeżeli wartość większa od zera to sprawdza czy w wykonaniu nie dodaliśmy zbyt dużo nadgodzin dla pracownika, blokuje ich dodanie.

Blokowanie grafików – system daje możliwość zablokowania grafiku od wybranego dnia następnego miesiąca lub obowiązującego miesiąca

Po ilu próbach błędnie wpisanego hasła zablokować konto – po określonej ilości prób system zablokuje konto

Blokowanie grafiku – funkcja oferuje dwie opcje:

Włącz blokowanie grafików pierwszego dnia następnego miesiąca – Opcja pozwala zablokować grafiku od wybranego dnia następnego miesiąca
Włącz blokowanie grafików pierwszego dnia tego miesiąca – opcja pozwala na określenie dnia bieżącego miesiąca w którym grafik zostanie zablokowany

Po ilu próbach błędnie wpisanego hasła zablokować konto – określenie ilości prób logowania do systemu po których zostanie zablokowane konto.

Automatycznie klasyfikuje godziny dla złamanej doby pracowniczej - ustawienie dla firm w których obowiązuje doba pracownicza - pozwala na przypisanie nadgodzin powstałych na skutek złamanej doby do dnia w którm rozpoczęła się doba

Zablokuj publikację grafiku

W tej chwili administrator może dodatkowo określić jak ma się zachować system względem użytkownika na grafiku planowanym i wykonanym, jeżeli zostanie naruszona, którakolwiek z zasad wymienionych poniżej.

Dostępne opcje :

Wyłącz - powoduje wyłączenie wszystkich monitów na obu zakładkach grafiku.
Info - powoduje, że w przypadku naruszenia zasady system podświetla godziny na niebiesko i pokazuje odpowiedni komunikat.
Ostrzeżenie - powoduje, że w przypadku naruszenia zasady system podświetla godziny na żółto i pokazuje odpowiedni komunikat
Błąd - powoduje, że w przypadku naruszenia zasady system podświetla godziny na czerwono i pokazuje odpowiedni komunikat
Blokuj (opcja do wyboru tylko na grafiku wykonanym) powoduje, że w przypadku naruszenia zasady system podświetla godziny na czerwono i nie pozwala w ogóle zapisać takiej zmiany.
Odznaczenie checkbox w kółku przy danej zasadzie powoduje możliwość opublikowania grafiku PLANOWANEGO z błędem, ale z komunikatem i podświetleniem o tym błędzie. Nie dotyczy grafiku wykonanego, który ma swoją zasadę dotyczącą zapisania grafiku z błędem jako BLOKUJ

Sprawdzaj czy pracownik ma zapewnione 11 godzin przerwy między zmianami
Sprawdzaj czy pracownik ma zapewnione trzydzieści pięć godzin przerwy w tygodniu

Niestandardowo w planie

jeżeli zaznaczysz opcję WYŁĄCZ w ustawieniach NIESTANDARDOWO NA PLANIE i odznaczysz checkbox przy "Sprawdzaj czy pracownik..." system w ogóle niczego nie podświetli w przypadku naruszenia 11h odpoczynku i pozwoli opublikować grafik z błędem.

Niestandardowo w planie

jeżeli zaznaczysz opcję WYŁĄCZ w ustawieniach NIESTANDARDOWO NA PLANIE i włączysz checkbox przy "Sprawdzaj czy pracownik..." to system w ogóle niczego nie podświetli w przypadku naruszenia 11h odpoczynku, ale nie pozwoli opublikować grafiku z błędem.