Importery w systemie pozawalają na zbiorcze wprowadzenie danych lub zmian na kontach pracowników. Zanim samodzielnie dokonasz importu przeczytaj ostrzeżenia zawarte w instrukcji. Nie sugerujemy, aby Administrator korzystał samodzielnie z tych plików.   





IMPORT BUDŻETU


Importer niezbędny dla firm, które pracują w oparciu o budżet wartościowy na każdy miesiąc. Po przekroczenie określonego w ustawieniach oddziału budżetu, kierownik - administrator oddziału otrzyma komunikat o przekroczeniu budżetu. 








Plik do importu wymaga uzupełnienia poniższych pól:


1. Liczba porządkowa ( pole nieobligatoryjne) 

2. Nazwa oddziału zgodna z tą wprowadzoną w "STRUKTURZE" ( pole obligatoryjne i musi być zgodne z nazwą w GO)

3. Miesiąc 

4. Rok

5. Budżet brutto wyrażony w PLN


WZÓR PLIKU


Uzupełniony plik zapisz na dysku komputera, następnie kliknij 3 kropki i wybierz opcję " IMPORT BUDŻETU" Aby sprawdzić czy dane zostały zaimportowane wejdź na zakładkę STRUKTURA - ODDZIAŁ- EDYCJA.



IMPORT ETATYZACJI

 

Jeżeli w Twojej firmie oddziały pracują w oparciu o  etatyzację FTE to za pomocą tego pliku możesz zaimportować takie dane do Grafiku Optymalnego. w tym celu kliknij w trzy kropki i wybierz opcję IMPORT ETATYZACJI. Zobaczysz okno z którego możesz pobrać wzór pliku do importu danych.Uzupełnij go, a następnie kliknij "Wybierz plik" i "ZAIMPORTUJ"




Pola do uzupełnienia:

1. Liczba porządkowa

2. Nazwa oddziału zgodna z tą wprowadzoną w STRUKTURZE Grafiku Optymalnego

3. Ilość etatów dla danego oddziału, którą system przeliczy na roboczogodziny w grafiku zgodnie z normą na każdy miesiąc.


Ostrzeżenia !


1. Uwaga! Import pliku zmieni ustaloną wcześniej etatyzację.

2. Etatyzacja wprowadzona w ten sposób będzie obowiązywała od każdego nowego grafiku utworzonego po imporcie - nie w bieżącym miesiącu i wstecz !




Aby sprawdzić czy dane zostały zaimportowane wejdź na zakładkę STRUKTURA - ODDZIAŁ- EDYCJA.




WZÓR PLIKU









IMPORTER PRACOWNIKÓW - importer pozawala nam stworzyć nową bazę dla klienta (obsługiwany tylko przez pracowników Grafik Optymalny). Klient może go wykorzystywać w celu importowania nowych pracowników do istniejącej bazy, np.: wtedy kiedy zatrudniasz jednocześnie większą ilość osób - pracujesz z firmą outsorsingową.




IMPORTER UMÓW - importer umożliwiający zbiorczą edycję danych na umowach pracowników (obsługiwany tylko przez pracowników Grafik Optymalny)




IMPORTER URLOPÓW - importer pozwala na zbiorcze wprowadzenie stanów urlopu wypoczynkowego na obecny i poprzedni rok, urlopu dla osób niepełnosprawnych oraz KP188 w dniach lub godzinach. Importer pobiera zawsze dane pracowników z istniejącej bazy, wystarczy tylko uzupełnić pełne godziny przysługujących urlopów oraz rok na który te urlopy obowiązują. 



Ostrzeżenia!

  1. Najważniejszą kolumną tego pliku jest Login/Email za pomocą którego system rozpoznaje/mapuje pracownika w Grafiku Optymalnym
  2. Importer nie importuje ilości godzin urlopów z minutami. Tylko pełne godziny.
  3. Importer nadpisuje obecne dane dotyczące urlopów w GO. Trzeba zachować szczególną ostrożność przy importowaniu tego pliku.


WZÓR PLIKU



Zewnętrzne ID - numer pracownika z systemu kadrowo - płacowego.

Rok - na który ma być zaimportowany urlop bieżący.

Login/Email - ten sam, który jest w naszym systemie ( najważniejsze pole) 





IMPORTER FUNKCJI - importer, umożliwia zbiorcze podpięcie pracowników pod funkcje (kompetencje) w systemie. 


Ostrzeżenia!


1. Importer nie usuwa już przypiętych funkcji do pracownika tylko dodaje nowe funkcje na karcie pracownika, bez konieczności ich dodawania ich ręcznego w systemie przed importem. 

2. Najważniejszą kolumną tego pliku jest Login/Email za pomocą którego system rozpoznaje/mapuje pracownika w Grafiku Optymalnym

3. Popełnienie literówki w nazwie funkcji lub zastosowanie innej wielkości liter dla którejś nowo tworzonej  funkcji spowoduje to, że doda się ona jako nowa np> jedna funkcja KASA  i druga funkcja KasA



WZÓR PLIKU



5. IMPORTER DANYCH RCP - importer umożliwia wprowadzenie do naszego systemu danych o rejestracji czasu pracy z zewnętrznego systemu RCP. 



Wzór pliku




1.Zaimportowany w tym plikiem rejestr naniesie na zakładkę CZAS PRACY na karcie pracownika oraz bezpośrednio na zakładkę GRAFIK WYKONANY.
2. Jeżeli Pracownik ma zaplanowaną pracę w innym oddziale (czarna kłódka na grafiku) system wstawi mu nieobecność nieusprawiedliwioną w oddziale macierzystym. 
3. jeżeli pracownik ma w grafiku planowanym godziny pracy, a w pliku nie będzie wykonanych godzin pracy to system wstawi pracownikowi automatycznie nieobecność nieusprawiedliwioną .
4. NN nie da się usunąć z poziomu administratora oddziału lub administratora wspierającego oddział. Tylko osoba z uprawnieniami Administratora może to zrobić.

5. Najważniejszą kolumną umożliwiającą rozpoznanie pracownika przez GO jest RCP ID czyli Zewnętrze ID wprowadzane na karcie pracownika w zakładce DANE. Jeżeli zamierzasz korzystać z importu czasu pracy to koniecznie w pliku Import pracowników uzupełnij tę kolumnę.

6. Wszystkie dane zawarte w pliku muszą być sformatowane jako tekst np: data w formacie DD.MM.RRRR (tekst)



IMPORTER ABSENCJI - plik służy do wprowadzenia absencji na koncie klienta, który dołącza do nas w trakcie roku kalendarzowego i posiada już  historię absencji pracowników  (obsługiwany tylko przez pracowników Grafik Optymalny)