Wszystkie z komunikaty mailowe wysyłane z systemu posiadają taki sam wzór graficzny, który wygląda następująco:

Lista możliwych do wysłania komunikatów mailowych:

• Powiadomienie o opublikowanym grafiku

Tytuł: Opublikowano nowy grafik: {nazwa grafiku}

Treść: Opublikowano nowy grafik: {nazwa grafiku}, Poniżej znajdziesz swoje godziny: {tabela z datami i godzinami pracy znajdującymi się na grafiku planowanym}

Komunikat jest wysyłany po opublikowaniu grafiku. 

Powiadomienie jest wysyłane dla wszystkich pracowników znajdujących się na danym grafiku (bez względu na uprawnienia w systemie.

• Mail wysyłany po użyciu na grafiku przycisku „Opublikuj i powiadom pracowników”

Tytuł: Pojawiła się nowa wersja grafiku

Treść: Pojawiła się nowa wersja grafiku, twoje zmiany: {tabela z datami i godzinami pracy znajdującymi się na grafiku wykonanym}

Komunikat jest wysyłany po użyciu przycisku "opublikuj i powiadom pracowników".

Powiadomienie jest wysyłane dla wszystkich pracowników znajdujących się na danym grafiku (bez względu na uprawnienia w systemie).

• Notyfikacja o niepublikowanych grafikach (uruchamiana w ustawieniach subskrypcji)

Tytuł: Nieopublikowane grafiki

Treść: {Tabela z podziałem na lokalizacje/oddział (nazwa) i grafik (nazwa)}

Komunikat jest wysyłany w zależności od ustawień subskrypcji- jeżeli w ustawieniach subskrypcji zostanie wprowadzona wartość np. 20- to oznacza, że komunikat będzie trafiał do kierownika regionalnego każdego 20 dnia miesiąca. 

• Raport o stanie zamkniętych dni (uruchomienie wymaga zaznaczenie funkcjonalności w ustawieniach subskrypcji).

Tytuł: Stan Zamknięcia Dni

Treść: w załączniku znajduje się raport wraz ze wszystkimi oddziałami podpiętymi pod dany region.

Komunikat jest wysyłany drugiego, dwunastego oraz dwudziestego drugiego dnia miesiąca. 

Komunikat trafia do pracowników o uprawnieniach administrator oddziału.

• Mail o dodaniu notatki na karcie pracownika (uruchamiany w ustawieniach subskrypcji)

Tytuł: {Treść ustalana w subskrypcjach}  {Imię i nazwisko pracownika} {oddział}

Treść: {Treść ustalana w subskrypcjach}  {Treść notatki}

Komunikat jest wysyłany po dodaniu notatki na koncie pracownika.

• Mail informujący pracownika o otrzymaniu notatki (uruchamiany w ustawieniach subskrypcji)

Tytuł: Nowa notatka

Treść: {Treść ustalana w subskrypcjach}

 Komunikat jest wysyłany po dodaniu notatki na koncie pracownika.

• Powiadomienie o końcu umowy pracownika (uruchamiane w ustawieniach subskrypcji)

Tytuł: {Treść ustalona w subskrypcji} : {imię i nazwisko pracownika}

Treść: {Treść ustalona w subskrypcji} : {imię i nazwisko pracownika jako link odnoszący się do jego karty} : {data końca umowy}

Komunikat jest wysyłany w zależności od ustawień subskrypcji.

Komunikat jest wysyłany na określoną w ustawieniach subskrypcji liczbę dni przed końcem umowy.

Komunikat ten, może trafiać do administratora bazy lub/i administratora oddziału (przełożonego) w zależności od ustawień subskrypcji.

• Informacja o zbliżającej się dacie automatycznej akceptacji dostępności (uruchamiana w ustawieniach subskrypcji) 

Tytuł: Dostępność
Treść: W dniu {dzień akceptacji dostępności dla danego oddziału} bieżącego miesiąca upłynie termin zgłaszania dostępności.

Komunikat jest wysyłany na ok. 3 dni przed dniem automatycznej akceptacji wprowadzonym w ustawieniach oddziału. 

• Powiadomienie o braku pracownika przy rejestracji czasu pracy (uruchamiane w ustawieniach subskrypcji)

Tytuł: Grafik Optymalny- pracownik nie stawił się w pracy
Treść: Pracownik oddziału {nazwa oddziału}, {imię i nazwisko pracownika} nie stawił się dzisiaj w pracy

Komunikat jest wysyłany, jeżeli pracownik nie dokona rejestracji czasu pracy.

• Powiadomienie o zbliżającym się końcu dodanego pozwolenia na karcie pracownika (Pracownicy – edycja – Pozwolenia). Notyfikacja wysyłana miesiąc, siedem dni, i jeden dzień przed datą końca pozwolenia. 

Tytuł: Przypomnienie o wygaśnięciu pozwolenia.
Treść: Przypomnienie o wygaśnięciu {nazwa pozwolenia} dla {imię i nazwisko pracownika} w dniu {yyyy-mm-dd}

• Powiadomienie o błędach w grafiku (uruchamiane w ustawieniach subskrypcji „Informuj Administratora o błędach w grafikach”, wysyła powiadomienie tylko przy opublikowaniu grafiku z błędem kodeksowym)

Tytuł: Raport błędów dla grafiku: {nazwa grafiku}, {oddział}
Treść: W załączniku raport błędów dla grafiku

Załącznik: Plik Excel z wyszczególnionymi komunikatami o błędach

Komunikat jest wysyłany po opublikowaniu grafiku.

Komunikat jest wysyłany do osoby o uprawnieniach administrator.

• Powiadomienie o wysłaniu wniosku o absencje przez pracownika

Tytuł: Nowy wniosek urlopowy dla pracownika: {imię i nazwisko}

Treść: Nowy wniosek urlopowy dla pracownika {imię i nazwisko}.
Data rozpoczęcia: {yyyy-MM-dd}
Data zakończenia: {yyyy-MM-dd}.
Komentarz dołączony do wniosku: {treść z wniosku}.
Pracownika w trakcie urlopu zastąpi: {treść z wniosku}.
Wniosek urlopowy dostępny jest pod podanym adresem internetowym: {link odnoszący bezpośrednio do strony umożliwiającej podejrzenie wniosku oraz jego akceptacje bądź odrzucenie}.

Komunikat jest wysyłany po wysłaniu wniosku przez pracownika. 

Komunikat jest dostarczany do akceptanta pracownika. 

• Powiadomienie wysyłane do pracownika o zaakceptowaniu wniosku przez przełożonego

Tytuł: Twój wniosek urlopowy został zaakceptowany

Treść: Twój wniosek urlopowy został zaakceptowany, data rozpoczęcia: {yyyy-MM-dd}, data zakończenia: {yyyy-mm-dd}.

Komunikat jest wysyłany po zaakceptowaniu wniosku przez pracownika.

Komunikat jest dostarczany do pracownika, który wysłał swój wniosek urlopowy. 

• Powiadomienie o wysłaniu dostępności pracownika do akceptacji

Tytuł: Dostępność pracownika do akceptacji

Treść: Zaakceptuj dyspozycyjność dla pracownika: {imię i nazwisko}
{link do strony logowania}
 Za okres: {yyyy-MM}

Komunikat jest wysyłany po wysłaniu dostępności przez pracownika. 

Komunikat jest dostarczany do przełożonego pracownika (administratora oddziału).

• Powiadomienie o wysłaniu wniosku o zwiększenie limitu etatyzacji lub powiadomienie o przekroczeniu budżetu. 

Tytuł: Przekroczono budżet w grafiku: {nazwa grafiku} 

Treść: Przekroczono budżet w grafiku: : {nazwa grafiku}
(wartość założona => wartość aktualnego budżetu )

Komunikat jest wysyłany po przekroczeniu założonego oddziału w ustawieniach oddziału.

Komunikat jest wysyłany dla pracowników o uprawnieniach administrator. 

• Komunikat o akceptacji publikacji grafiku.

Tytuł: Wniosek o akceptację publikacji grafiku- {nazwa grafiku}