Istnieją 2 sposoby uzupełnienia stanów urlopów na rok 2025 r. 


Jeżeli nie masz czasu, aby wprowadzać stan urlopu na 2025, a Twoim pracownikom pozostał urlop z 2024 r i chcieliby już złożyć wniosek to przejdź do drugiej część tej instrukcji Manualne wprowadzenie stanów urlopów pkt. 1. Pozostałe dane uzupełnisz później.




1. Import urlopów z pliku 


1. po zalogowaniu się do aplikacji z pozycji administratora należy w pasek adresu strony internetowej wkleić link: https://www.grafikoptymalny.pl/v2/#/import




2. Następnie wybrać rodzaj "Stanu Urlopów". System wyeksportuje szablon w formacie Excel z danymi za 2024. Proszę go zapisać na wszelki wypadek 
i stworzyć oraz edytować kopię. 



3. w pobranym pliku należy zmienić rok na 2025 i uzupełnić stany.

4. następnie zaimportować zapisany na komputerze plik klikając przycisk "Wybierz plik"







Ostrzeżenia!

  • Najważniejszą kolumną tego pliku jest Login/Email za pomocą którego system rozpoznaje/mapuje pracownika w Grafiku Optymalnym i przypisze mu prawidłowy wymiar urlopu. Nie wolno edytować danych żadnych danych w tej kolumnie !


  • Importer nie importuje ilości godzin urlopów z minutami. Tylko pełne godziny.


  • Importer nadpisuje obecnie wprowadzone dane dotyczące urlopów w GO. Trzeba zachować szczególną ostrożność i pamiętać o zmianie roku na 2025.



IMPORTER URLOPÓW - importer pozwala na zbiorcze wprowadzenie stanów urlopów na obecny i za poprzedni rok: urlopu wypoczynkowego, urlopu dla osób niepełnosprawnych, urlopu opiekuńczego, siłę wyższą, pracę zdalną okazjonalną i KP188 w dniach lub godzinach. 


Importer pobiera zawsze dane pracowników z istniejącej bazy, wystarczy tylko uzupełnić pełne godziny przysługujących urlopów oraz rok na który te urlopy obowiązują. 



WZÓR PLIKU



2. Manualne wprowadzenie stanów urlopów 



1. Kliknij w trzy kropki i wybierz opcję STAN URLOPU







2. Następnie zmień rok używając strzałek.






 

3. Najpierw przenieś urlop pozostały za 2024r klikając przycisk  „ Przelicz kolumnę ilości godzin z poprzedniego roku” (znajduję się on na samym dole strony)
 



 

i zapisz.





4. Musisz to zrobić oddzielnie na każdej stronie z Twoimi pracownikami  (strzałka)





5. po wciśnięciu tego przycisku system przeniesie cały urlop pozostały z 2024 r do kolumny Ilość godzin z poprzedniego roku.





Brawo ! Twoi pracownicy mogą już składać wnioski wykorzystując urlop pozostały z 2024 roku. Jeżeli masz teraz czas uzupełnić bieżący stan urlopu postępuj dalej według instrukcji.



6. Do kolumny Ilość godzin na obecny rok wpisz wymiar urlopu przysługujący pracownikowi na 2025 rok i zapisz. Pamiętaj o zapisaniu danych, zanim przejdziesz na kolejną stronę. Obecna wersja systemu sumuje te dwie kolumny. 



7. Wprowadzony w taki sposób wymiar urlopu przeniesie się na karty pracowników do zakładek STAN URLOPU.