W Grafiku Optymalnym możesz wyeksportować szablon grafikowy do Excela, następnie uzupełnić dane poza systemem i zaimportować uzupełniony szablon. Ta funkcja może być niezwykle przydatna przy weryfikacji grafików pod kontem Kodeksu Pracy lub edycji grafików. 

W każdym z poniżej opisanych importerów możesz wprowadzać godziny w formatach zarówno 09:00 - 17:00 jak i używając pojedynczych cyfr np. 9-17. Pamiętaj jednak, że tylko w formacie pełnych godzin, w arkuszu przeliczą się godziny.

 

Jeśli chcesz pobrać szablon do stworzenia grafiku, przejdź do sekcji ''GRAFIKI'' i utwórz nowy harmonogram. W prawym górnym rogu znajdziesz przycisk 'ZAIMPORTUJ" -> Pobierz szablon do importu. Następnie wybierz szablon który chcesz pobrać:

Poniżej przykładowo uzupełnione wzory importowe:

 Układ poziomy – plan

Z prawej strony tabeli widoczni są pracownicy z Twojego grafiku, natomiast w górnej części tabeli widoczne są dni grafiku. Każdy dzień jest podzielony na dwie komórki oznaczające  początek i koniec pracy. Podsumowanie z grafiku znajduje się na końcu tabeli. 

Układ pionowy – plan

Po lewej stronie w rzędach znajdują się poszczególnie daty i dni tygodnia, natomiast w kolumnach - dane o czasie pracy. W kolumnie ''od'' - wprowadź godziny rozpoczęcia pracy, ''do'' - zakończenia pracy, ''l.godzin'' - w tej kolumnie automatycznie wyliczana jest liczba godzin pracy/absencji. W kolumnie ''typ'' - możesz wprowadzić skrót absencji, a zostanie ona automatycznie naniesiona na grafik. 

Kompaktowy - plan 

Z prawej strony tabeli widoczni są pracownicy z Twojego grafiku, natomiast w górnej części tabeli, widoczne są dni grafiku. Każdy dzień ma swoją odrębną komórkę, w której możesz wpisać godziny, używając znaku "-" jako separatora. 

Zapisane w pliku zmiany można zaimportować, w tym samym oknie, w którym pobrałeś plik do importu. Aby zaimportować plik, upuść go w wyznaczonym miejscu i kliknij "OK".

Jeżeli plik został wypełniony poprawnie to system poinformuje o imporcie zakończonym sukcesem, wskazując jednocześnie ile zmian zostało wprowadzonych. 

Jeśli chcesz nanieść edycję w harmonogramie, możesz edytować grafik w interfejsie lub wyeksportować grafik do Excela, nanieść na nim zmiany i ponownie zaimportować z wprowadzonymi modyfikacjami.

UWAGA!!!

1. W pliku importowym godziny są wstawiane dla pracownika o konkretnym imieniu i nazwisku, co oznacza że jeżeli na grafiku widnieje kilku pracowników o tych samych imionach i nazwiskach, nie będzie możliwe zaimportowanie dla nich godzin. 
2. Jeżeli ma miejsce sytuacja która polega na połączeniu się dwóch oddziałów (każdy z osobnym grafikiem) w jeden oddział, można dwa grafiki połączyć w jeden za pomocą importera. Należy wtedy pobrać plik Układ poziomy - plan jednej i drugiej lokalizacji i skopiować dane do jednego arkusza.