Na kartotece każdego pracownika znajduje się zakładka o nazwie Czas pracy (zakładka Pracownicy -> edytuj -> Czas pracy). Jest ona dostępna do wglądu dla użytkowników posiadających w systemie uprawnienia na poziomie: Administrator, Administrator oddziału, Administrator wspierający oddział. 

Służy zweryfikowaniu godzin w jakich pracownik powinien stawić się w pracy w wyznaczonym zakresie dat, względem tego jak dokonywał rejestracji czasu pracy (za pomocą jednej z metod udostępnionej przez Grafik Optymalny).



1. Zakres dat dla którego system ma wyświetlić informacje o grafiku wykonanym pracownika oraz rejestracji czasu pracy. Można wybrać dowolny zakres dat, albo poprzez kliknięcie w daty i poddając je edycji, bądź klikając na ikonę kalendarza po prawej stronie i wybierając najpierw datę początku interesującego nas okresu a następnie datę końca.


2. Kolumny odpowiadające za wyświetlenie informacji zgodnych z zakładką Grafik Wykonany, dla wybranego zakresu dat u danego pracownika. Domyślnie informacje tu wyświetlone podlegają edycji. Klikając na ikonę kalendarza przy godzinach w kolumnie Od lub Do wyświetli się kalendarz wraz z możliwością ustalenia daty oraz godziny którą chcemy zatwierdzić.

Jeśli tą drogą zostały dokonane zmiany w zakresie godzin, i chcemy aby zostały przeniesione na zakładkę Grafik Wykonany należy zgodnie z komunikatem który pojawi się u dołu strony:

Zapisać zmiany używając przycisku Zapisz (punkt 7) obecnego w prawym górnym rogu strony.


UWAGA!
Pamiętaj, że dokonane i zapisane zmiany zostaną naniesione na Grafik Wykonany. Zapisuj tylko w momencie gdy jesteś pewien poczynionych operacji.



Kolumna Czas pracy (h) przy godzinach Czasu zaliczonego do czasu pracy, prezentuje wartość postaci ilości godzin zgodnej z przedziałem w kolumnach Od Do. W przypadku wystąpienia absencji u pracownika danego dnia, system wyświetli stosowna ikonę zgodnie z jej typem.

Jeśli u pracownika danego dnia występuje absencja bądź dzień w grafiku został zamknięty (wymaga uruchomionego modułu zamykania dni), godziny w Czasu zaliczonego do czasu pracy, nie będą możliwe do korekty. W takim wypadku system nie wyświetli przy nich ikony kalendarza oraz symbolu X który pozwala na usunięcie godzin.


UWAGA!
Jeśli na bazie jest uruchomiona opcja "blokowania grafiku na wyłączność" i masz obecnie otworzony grafik danego pracownika w innej zakładce, bądź inny użytkownik na nim przebywa, wszystkie dni danego miesiąca będą oznaczone kłódkami, co uniemożliwi edycję godzin.

W przypadku jeśli u pracownika nastąpiła rejestracja czasu pracy, lecz nie miał on godzin w Grafiku Wykonanym, system podświetli na czerwono pola w kolumnie Od Do. Można je uzupełnić poprzez kliknięcie w kalendarze w danych polach, bądź użyć ikony strzałki w lewo, która spowoduje, skopiowanie godzin widocznych po prawej stronie w Rejestracja czasu pracy do Czas zaliczony do czasu pracy.

Jeśli system wykryje rozbieżność między kolumną Od lub Do z Czas zaliczony do czasu pracy  względem analogicznej kolumny Od lub Do w Rejestracja czasu pracy, dana komórka zostanie podświetlona kolorem, jak w przykładzie poniżej:





3. Sekcja Rejestracja czasu pracy prezentuje informacje zgodne z dokonanymi rejestracjami pracownika, w okresie wskazanym w punkcie 1 (za okres).

Jeśli pracownik ma danego dnia wprowadzone godziny pracy w Grafiku Wykonanym, to:
W kolumnie Od zobaczymy najwcześniejszą rejestrację pracownika danego dnia, względem kolumny Od z sekcji Czas zaliczony do czasu pracy uwzględniając parametr ustalony przez Administratora bazy. Analogicznie jest z kolumną Do która będzie wykazywać najpóźniejszą rejestrację pracownika danego dnia, względem godziny zakończenia z Grafiku Wykonanego, zgodną z ustalonym parametrem. 
Więcej o tym parametrze i jak go ustawić opisujemy w poniższym artykule:
https://wsparcie.grafikoptymalny.pl/support/solutions/articles/64000285825

Jeśli pracownik nie ma danego dnia wprowadzonych godzin pracy w Grafiku Wykonanym, w kolumnach Od oraz Do zobaczymy odpowiednio najwcześniejszą rejestracje pracownika w danym dniu (kalendarzowym) oraz najpóźniejszą.


Jeśli pracownik dokonał by tylko jednej rejestracji danego dnia, która nie spełnia kryteriów opisanych wyżej o przyciągnięciu godzin rejestracji do planowanej pracy, kolumny Od oraz Do mogą być puste, natomiast pojawi się ikona listy (punkt 5) w której będzie można zobaczyć spis rejestracj pracownika.


W kolumnie Oddział jest wyświetlana informacja w jakim oddziale pracownik dokonał rejestracji. Jeśli w organizacji jest wiele oddziałów i każdy ma swój własny rejestrator czasu pracy, pozwoli to na ustalenie, w którym miejscu pracownik wykonywał danego dnia swoje obowiązki.

Kolumna Czas pracy [h] prezentuje wartość godzinową która jest różnicą między zapisem rejestracji pokazanym w kolumnie Do względem Od. Wartość jest prezentowana jako godziny:minuty


Należy pamiętać, że widoczne wartości w sekcji Rejestracja czasu pracy są przedstawiane zgodnie z parametrami zaokrągleń ustalonymi przez Administratora bazy w Ustawieniach Subskrypcji.


UWAGA!
Rejestracje pracownika nie podlegają edycji.




4. W tej kolumnie znajdują się ikony strzałek skierowanych w lewą stronę. Kliknięcie na strzałkę powoduje przeniesienie informacji dla danego dnia z kolumn Od oraz Do z sekcji Rejestracja czasu pracy do komórek Od oraz Do z sekcji Czas zaliczony do czasu pracy. Następnie w razie potrzeby, można przed zapisaniem zmian, nanieść korekty w sekcji Czas zaliczony do czasu pracy. 

UWAGA!
Pamiętaj, że dokonane i zapisane zmiany zostaną naniesione na Grafik Wykonany. Zapisuj tylko w momencie gdy jesteś pewien poczynionych operacji.


Ikona kłódki oznacza, że dany dzień został zamknięty w Grafiku Wykonanym (wymaga włączonego na bazie moduły zamykania dni i miesiąca). Uniemożliwia to przeniesie rejestrów oraz edycję godzin w sekcji Czas zaliczony do czasu pracy.


Brak żadnej ikony w tym miejscu występuje gdy pracownik danego dnia jest na absencji. Nie jest wtedy możliwe przeniesienie rejestrów jeśli były obecne ani zmiana danych w sekcji Czas zaliczony do czasu pracy.

UWAGA!
Jeśli ikona strzałki zostanie użyta w dniu, który miał zaplanowane godziny w Grafiku Wykonanym, zaś sekcja Rejestracja czasu pracy jest pusta, system wprowadzi u pracownika na ten dzień absencje  o typie "Nieobecność nieusprawiedliwiona" zgodnie ze skonfigurowanymi absencjami na bazie. Zostanie ona dodana do kartoteki pracownika, jeśli po użyciu strzałki, zmiany zostaną zapisane przyciskiem z punkt 7. 

5. W tej kolumnie, może pojawić się ikona Pozostałych rejestracji.

Oznacza ona, że pracownik danego dnia dokonał rejestracji, i te rejestracje nie spełniały kryteriów opisanych w punkcie 3, aby się znaleźć w kolumnie Od/Do sekcji Rejestracja czasu pracy.

Po kliknięciu w nią, pojawi się lista, zawierają wszystkie rejestracje z danego dnia.

Lista będzie ograniczona zgodne z kryterium ustalonym przez Administratora bazy, w pozycji Zakres dla dodatkowych rejestracji w Ustawieniach Subskrypcji. Więcej o tym parametrze opisujemy w poniższym artykule:
https://wsparcie.grafikoptymalny.pl/support/solutions/articles/64000285825

Ten widok pozwala na ustalenie, która z dodatkowych rejestracji ma zostać wprowadzona, bądź zastąpić wpis obecny w kolumnie Od lub Do sekcji Czas zaliczony do czasu pracy.

Jeśli dany wpis ma zostać umieszczony w kolumnie Od należy zaznaczyć kwadrat przy Ustaw jako datę początkową. Aby dana rejestracją przeszła do kolumny Do należy przy niej zaznaczyć Ustaw jako datę końcową. Na koniec należy użyć przycisku w dolnym prawym rogu okna- Zastosuj, jeśli chcemy dokonać zmian. 

Użycie przycisku Zastosuj w widocznym przypadku powyżej, spowodowało by, że u pracownika w dniu 7.01.2023 w sekcji  Czas zaliczony do czasu pracy pojawi się w kolumnie Od 12:51 a w Do 16:00. Jeśli następnie zmiany zostaną zapisane przyciskiem w prawym górnym rogu (punkt 7), przeniosą się również na Grafik Wykonany.

 

Nie trzeba z listy wybierać dwóch pozycji, można również przenieść tylko jeden wybrany wpis, jako godzinę początku zmiany albo jej zakończenia. 



6. Największa strzałka skierowana w lewo, umieszczona u dołu zakładki Czas pracy pozwala na przeniesienie wszystkich wyświetlanych wartości z sekcji Rejestracja czasu pracy do sekcji Czas zaliczony do czasu pracy.

Przed jej użyciem, należy dostosować zakres dat w punkcie 1, tylko do dat które ma objąć ta operacja. 

UWAGA! 
Można dzięki temu przenieść rejestracje pracownika na Grafik Wykonany, nawet za cały miesiąc, ale należy mieć na uwadze, że w każdym dniu w którym nie było rejestracji czasu pracy a pracownik miał się stawić w pracy, powstanie absencja Nieobecność nieusprawiedliwiona



7. Niebieski przycisk Zapisz w prawym górnym rogu strony, pozwala na zapisanie wszystkich zmian dokonanych w sekcji Czas zaliczony do czasu pracy. Jak tylko w tej sekcji zostanie coś skorygowane, u dołu strony wyświetla się komunikat przypominający o zapisu.

Jeśli chcesz odrzucić dokonane przez siebie zmiany, nie zapisuj ich, tylko odśwież stronę przeglądarki bądź wyjdź z edycji pracownika.


UWAGA! 
Po użyciu przycisku Zapisz, nie ma możliwości przywrócenia poprzednich wartości. Można natomiast dokonać ponownie zmian ręcznie w sekcji Czas zaliczony do czasu pracy.