Plan obsady umożliwia automatyczne generowanie grafiku pracy, który jest dostosowany do ilości sprzedaży, zasad Kodeksu Pracy, próśb grafikowych Twoich pracowników lub po prostu zrobisz go automatycznie w oparciu o swoje doświadczenie.
Aby stworzyć plan obsady należy utworzyć grafik, w tym celu przejdź do zakładki Grafiki i wybierz przycisk „Stwórz Grafik”
Następnie wybierz oddział, datę oraz zakres godzin dla swojego grafiku:
Wprowadzenie zakresu godzin będzie ułatwieniem przy układaniu planu obsady, ponieważ plan obsady będzie okrojony godzinowo do godzin Twojej pracy.
Następnie kliknij przycisk „Zapisz i dodaj plan obsady”:
Konsekwencją tej czynności będzie pojawienie się dodatkowych zakładek „Plan obsady” oraz „Stałe zmiany w grafiku”:
Stałe zmiany to sekcja, która dla generatora będzie definicją generowanych zmian. Dodaj godziny, jeśli Twoi pracownicy pracują zawsze w stałych zmianach np: 8:00-16:00;14:00-22:00;12:00-20:00 itd. Wprowadzone zmiany możesz przypisać do konkretnych dni, zaznaczając odpowiedni checkbox.
Pamiętaj, że jeżeli zdecydujesz się na uzupełnienie tej sekcji, system będzie bazował tylko i wyłącznie na stałych zmianach, wprowadź więc wszystkie możliwe konfiguracje, które występują u Ciebie w grafiku.
Jeżeli chcesz skopiować stałe zmiany z poprzedniego grafiku, wybierz przycisk "Wprowadź zmiany z poprzedniego grafika".
UWAGA!
Jeśli chcesz, by generator rozplanował godziny pracy pracowników optymalnie, tylko zgodnie z zapotrzebowaniem ustalonym w zakładce Plan Obsady, nie uzupełniaj stałych zmian.
Jeżeli uzupełniasz Stałe Zmiany w Grafiku, to po zapisaniu zmian przejdź do zakładki „Plan Obsady”:
Kliknięcie podglądu miesięcznego planu obsady będzie skutkowało pojawianiem się miesięcznego podglądu w formie tabeli.
W przypadku kiedy nie korzystasz z funkcji, przy godzinach będą widniały jedynie pojedyncze wartości oznaczające cel, natomiast jeżeli funkcje są włączone pierwsza wartość w danej godzinie będzie oznaczać wprowadzone zapotrzebowanie na funkcje, natomiast drugą wartością jest wprowadzony na daną godzinę cel.
Kolorem zielonym oznaczone będą dni w których zapotrzebowanie pokrywa się z celem, natomiast w przypadku kiedy zapotrzebowanie nie będzie pokrywać się z celem dni będą oznaczone na czerwono. Poniżej przykładowy widok obsady:
Po wybraniu widoku miesięcznego obsady pojawi się wykres:
Kliknięcie ikony ustawień planu obsady będzie skutkować pojawieniem się lub zniknięciem widoku niżej opisanych ustawień.
Zakładka "PLAN OBSADY" składa się z następujących sekcji:
Jednostka czasu– możesz wybrać dowolny interwał czasu pracy: 15, 30 lub 60 minut. Wybrany interwał będzie wpływał na szczegółowość Twojego planu obsady. Rekomendujemy wybranie interwału 60 minutowego, czyli wpisywanie ilości potrzebnych pracowników co godzinę.
Produktywność– Jest to jednostka na podstawie której, system wyliczy dokładne zapotrzebowanie na pracowników w danej godzinie (lub innym wybranym przez Ciebie interwale). Jeżeli korzystasz z ładowania danych sprzedażowych sekcja jest uzupełniana automatycznie po załadowaniu danych sprzedaży Twojego sklepu. Po wpisaniu wartości 1 pojawi się tabela w której możesz uzupełniać dane.
Przykład: Pracujesz na danych dotyczących ilości wejść do sklepu. Uśredniając do Twojego sklepu w zeszłym roku (bądź innego okresu na podstawie którego będziesz wprowadzał prognozę) weszło 100 klientów w ciągu godziny. Wybierając interwał 60 min i w miejscu PRODUKTYWNOŚĆ wpisując 10, będzie to oznaczało, że średnio 1 pracownik w ciągu godziny obsłuży 10 klientów
Ogranicz zakres do godzin w grafiku – ten checkbox umożliwia skrócenie tabeli z planem obsady. Jeśli nie zaznaczysz tego okna, tabela będzie wyświetlała również godziny nocne. Jeśli jednak zaznaczysz ten checkbox, godziny w tabeli będą ograniczone do Twoich faktycznych godzin pracy, które wprowadziłeś w sekcji "USTAWIENIA"
Pokaż liczbę dostępnych pracowników — chceck box uruchamia sprawdzanie ilości dostępnych pracowników, ustawienie bazuje na dostępności/niedostępności pracowników, na ich absencjach oraz stałych dyspozycyjności. Obok kolumny z liczbą pracowników pojawi się informacja o dostępnych pracownikach w nawiasie (czerwony informuje o mniejszej ilości pracowników, a czarny o wypełnieniu normy)
Wybierz Wiersz główny i/lub funkcje do edycji – ta sekcja odpowiada za wybór funkcji które chcesz ująć w planie obsady. Jeżeli na bazie włączone są funkcje, wybierz te funkcje które dotyczą twoich pracowników.
Możesz wprowadzić zapotrzebowanie na pracowników:
- ręcznie - poprzez uzupełnienie tabeli w programie
- półautomatycznie klikając "Pobierz szablon do importu"
- automatycznie, jeżeli posiadasz hurtownię danych, podepniemy się do niej i wtedy tabela uzupełni się automatycznie - wymagana jest INTEGRACJA z systemem zewnętrznym.
Aby pobrać dane automatycznie, wybierz w ustawieniach planu obsady Załaduj dane sprzedaży:
Jeżeli nie chcesz wypełniać tej tabeli, skorzystaj z przycisku „POBIERZ Z PLIKU” i wybierz „Pobierz szablon do importu”, uzupełnij go, wpisując w wiersz główny (na ciemnoniebieski) ogólną ilość pracowników potrzebną w danej godzinie i podziel tę liczbę na funkcje (na jasnoniebieski).
Plik importowy wygląda następująco gdy są wybrane funkcje. W przypadku niekorzystania z funkcji pracowników plik będzie zawierał tylko wiersz główny- czyli ustalone interwały czasy:
Po wypełnieniu całego pliku wybierz opcję „Zaimportuj”:
Jeżeli chcesz pobrać dane z innego okresu, dla którego został stworzony plan obsady, należy kliknąć: 
Po kliknięciu tego przycisku pojawi się okno, w którym określisz, za jaki okres chcesz pobrać dane i od którego dnia na obecnym planie obsady mają zostać zaczytane pobierane dane:
Pole numer 1 pozwoli wyszukać grafik, z którego chcesz skorzystać. W polu oznaczanym numerem 2 określasz, z których dni chcesz pobrać dane, natomiast ostatni numer określa, od którego dnia mają zostać skopiowane dane z poprzedniego grafiku.
Przy użyciu przycisku "EDYTUJ GRUPOWO" nad tabelą, możemy edytować wszystkie dane zawarte w tabeli (cały miesiąc). Jest to przydatne szczególnie kiedy ładujesz dane rok do roku, miesiąc do miesiąca. Możesz założyć grupowy spadek lub wzrost Twojego celu.
Po wybraniu przycisku „edytuj grupowo” pojawi się opcja dodania wartości procentowej lub kwotowej z możliwością wybrania dni których ta edycja ma dotyczyć.
Natomiast jeżeli nie chcesz wypełniać szablonu, możesz wprowadzić plan obsady bezpośrednio w programie.
Jeżeli chcesz wprowadzić cel w określonych godzinach, wybierz:
Pojawi się wtedy okno które pozwoli wprowadzić cel w wybranym zakresie godzin:
Aby dodać zapotrzebowanie na pracowników również można skorzystać z wprowadzania w zakresie godzin:
Pojawi się wtedy okno które pozwoli wprowadzić zapotrzebowanie w wybranym zakresie godzin:
Po wprowadzeniu jednego dnia możesz go skopiować na inne dni, wybierając opcję „Kopiuj”:
Aby skontrolować dzień pod kątem rozkładu obsady możesz skorzystać z poniższej opcji:
Kliknięcie spowoduje pokazanie się wykresu w górnej części strony:
Natomiast aby sprawdzić miesięczny wykres obsady, należy wybrać ikonę wykresu w górnej części strony:
Poniżej tabeli z uzupełnionymi danymi widoczne jest podsumowanie danych wprowadzonych w planie obsady.
Cel do zrealizowanie — to ilość godzin, które są zdefiniowanych w całym planie obsady.
Godziny pracowników – to liczba godzin, które zapewniają pracownicy na podstawie wprowadzonego planu obsady.
Godziny dodatkowe – godziny realizowane przez pracowników dodatkowych
Suma godzin – wartość godzin realizowanych przez pracowników oraz pracowników dodatkowych
Etatyzacja oddziału – to ilość godzin dla całego oddziału zgodnie z danymi wprowadzonymi w ustawieniach oddziału – jeżeli etatyzacja wynosi 20 to ilość godzin dla tej etatyzacji to 20 x (ilość godzin dla pełnego etatu)
FTEs — zapotrzebowanie na etaty pod względem wprowadzonych celów i ustalonej produktywności
FTE grafiku – zapotrzebowanie na etaty względem etatyzacji wprowadzonej w ustawieniach oddziału
Jeżeli plan obsady jest gotowy, możesz przejść na grafik planowany i wybrać opcję Planuj automatycznie:
