Poniższa instrukcja pokazuje jak włączyć moduł oraz wprowadzić delegację za pracownika i ją zaakceptować.



W celu uruchomienia modułu skontaktuj się ze swoim opiekunem klienta w Grafiku Optymalnym.


Następstwem aktywowania modułu będzie pojawienie się dodatkowej zakładki o nazwie DELEGACJE:


(widok z pozycji administratora bazy)


Aby złożyć wniosek o rozliczenie delegacji, należy przejść do zakładki DELEGACJE i wybrać przycisk NOWY WNIOSEK:

(widok z poziomu administratora oddziału)


Następnie należy uzupełnić wniosek, który składa się z trzech zakładek, dane pracownika, przebieg delegacji i podsumowanie.



(widok z poziomu administratora oddziału )


Najpierw uzupełniamy pierwszą zakładkę - Dane pracownika:



Pełne imię i nazwisko pracownika — wskaż pracownika, którego ma dotyczyć delegacja. 

MPK — wybierz oddział, w którym powstają koszty delegacji,

Forma wypłaty środków — wybierz formę, w jakiej ma zostać wypłacona dieta,

Numer konta bankowego pracownika - wprowadź numer konta, na które mają zostać zwrócone środki,

Zaliczka - wprowadź kwotę zaliczki, jeżeli została przyznana przez pracodawcę

Powód - podaj powód delegacji np. wyjazd na szkolenie

Cel — w tym miejscu wpisz miejsce, w które udałeś się w ramach delegacji 

Dodatkowe pole — w tym polu może widnieć dowolna wartość np. numer rejestracyjny pojazdu 


Kolejnym krokiem jest uzupełnienie zakładki Przebieg delegacji


W tej zakładce należy określić czas trwania delegacji.

Uzupełnij następujące pola:

  • Od – wskaż dzień, w którym rozpoczęła się delegacja.

  • Do – wskaż dzień, w którym delegacja się zakończyła.

Na podstawie wprowadzonych dat system obliczy długość trwania delegacji oraz naliczy odpowiednią wysokość diety.



W zależności od początku i końca delegacji zostanie obliczona wysokość diety, więc ważne jest, aby wprowadzić faktyczne zakresy dat i godzin.


Następna sekcja dotyczy diety.



Dieta — zgodnie z przepisami od 01.01.2023 minimalna kwota diety to 45 zł 


Liczba opłaconych śniadań — liczba opłaconych przez pracodawcę śniadań 

Liczba opłaconych obiadów — liczba opłaconych przez pracodawcę obiadów

Liczba opłaconych kolacji — liczba opłaconych przez pracodawcę kolacji

Pobyt w szpitalu - liczba dni - liczba dni przebytych w szpitalu w trakcie delegacji


W zależności od typu pojazdu, w którym została odbyta delegacja, wprowadź ilość przejechanych kilometrów.


(widok z poziomu administratora oddziału )


Koszty postojów — jeżeli miał miejsce postój, wprowadź jego koszt oraz dołącz pliki

Ilość dób, za które przysługuje ryczałt za transport — ilość dób delegacji, w której podróż była odbywana komunikacją publiczną- wynosi on 20% diety krajowej.


(widok z poziomu administratora oddziału )


Jeżeli delegacja miała miejsce na przestrzeni minimum dwóch dób, wprowadź Liczba noclegów, za które przysługuje ryczałt oraz wprowadź Koszt zakwaterowania dodając niezbędne pliki.


(widok z poziomu administratora oddziału )


Jeżeli pojawiły się Inne wydatki, wprowadź ich wartość i dodaj niezbędne pliki.


Ostatnim krokiem w sekcji jest szczegółowy przebieg delegacji:



W ostatniej sekcji Podsumowanie pojawi się podsumowanie środków do wypłaty oraz kosztów delegacji. 


(widok z poziomu administratora oddziału )


Jeżeli formularz został wypełniony poprawnie, wybierz:


(widok z poziomu administratora oddziału )


Aby zaakceptować przesłany formularz delegacji wybierz ikonę długopisu:


(widok z poziomu administratora oddziału)


Następnie, jeżeli dane w formularzu zostaną zweryfikowane, możesz wybrać „Zaakceptuj”, „Cofnij do pracownika”, "Zapisz i zamknij" lub "Historia Zmian":


(widok z poziomu administratora oddziału)

Po akceptacji wniosku możliwe jest również możliwość edycji wypełnionego formularza. Pamiętaj że pracownik będzie miał możliwość podglądu wprowadzonych zmian. 


Jeżeli wniosek o delegację zostanie zaakceptowany pracownik otrzyma poniższy komunikat drogą mailową:



Jeżeli delegacja została zaakceptowana oraz rozliczona, można to oznaczyć checkbox'em, która zmieni status delegacji na "rozliczono":




Wnioski można filtrować po ich statusie:


(widok z poziomu administratora oddziału)


Aby zweryfikować wnioski z danego okresu, pobierz poniższy raport:



Raport zawiera poniższe informacje:


  1. Nazwisko
  2. Imię
  3. Zaakceptowane przez
  4. Numer
  5. MPK
  6. Oddział
  7. Zewnętrzne ID
  8. Stanowisko
  9. Powód
  10. Cel
  11. Początek delegacji
  12. Koniec delegacji
  13. Status
  14. Dieta(zł)
  15. Koszt transportu(zł)
  16. Koszt zakwaterowania(zł)
  17. Inne koszty(zł)
  18. Zaliczka(zł)
  19. Podsumowanie(zł)
  20. Forma wypłaty środków
  21. Numer konta bankowego pracownika
  22. Rozliczono
  23. Dodatkowe Pole