„Przepisy  nie  regulują  czasu,  przez  który  należy  przechowywać  grafiki  (harmonogramy).  

W  takcie  prac  nad  projektem  rozporządzenia  w sprawie dokumentacji pracowniczej pojawił się przepis zobowiązujący  pracodawcę  do przechowywania  przez  okres  10 lat  także  kopii  rozkładu  czasu  pracy pracownika  (harmonogramu/grafiku),  zawierającej  potwierdzenie,  że pracownik  otrzymał  taki  harmonogram.  W  obowiązującym  brzmieniu rozporządzenia  ustawodawca  zrezygnował jednak z tego rozwiązania.

Wprowadzenie takiego obowiązku wiązałoby się bowiem, po pierwsze, z koniecznością drukowania oddzielnie dla każdego pracownika wszystkich grafików u tych pracodawców,  u  których  są  one  tworzone  w  systemach informatycznych,  a  tak  jest  najczęściej  (jeśli  nie  są  przygotowywane  w specjalnie  do  tego  przeznaczonych  systemach  informatycznych, przełożeni  przygotowują je w Excelu). 

Po drugie, należałoby od każdego pracownika pozyskać podpis jako dowód zapoznania się z harmonogramem, a po trzecie, takie harmonogramy dotyczące pracowników zatrudnionych po 31.12.2018r. należałoby przechowywać przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, a nie – jak do tej pory – przez okres 3-letni (ponieważ z takim terminem przedawniają się roszczenia pracownicze).

Harmonogramy czasu pracy należy zatem przechowywać przez okres 3 lat.”

Źródło: I. Jaroszewska-Ignatowska, 2. Czy ewidencja czasu pracy jest tym samym, co lista obecności, a jeśli nie, to czym się różni? [w:] Czas pracy w praktyce. Rozwiązania dotyczące czasu pracy związane z COVID-19, Warszawa 2020, s. 189.