Nieprowadzenie ewidencji czasu pracy obarczone jest karami. Lista obecności nie jest dokumentem, który nadaje się do przedstawienia podczas kontroli PIP.
Ten, kto nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, podlega bowiem karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. W skład dokumentacji pracowniczej wchodzi także ewidencja czasu pracy. Jej brak może być zatem uznany za brak dokumentacji pracowniczej (a nie za prowadzenie dokumentacji, ale niepełnej), a osoba za to odpowiedzialna może zostać ukarana grzywną od 1000 zł do 2000 zł w razie pierwszego ukarania przez inspektora pracy. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że jeżeli z czynności kontrolnych inspektora pracy wynikłoby, że ewidencja została sfałszowana, inspektor pracy może wystąpić do prokuratora z zawiadomieniem o podejrzeniu popełnienia przestępstwa.
Fałszowanie ewidencji czasu pracy może stanowić przestępstwo: fałszerstwa (art. 270 k.k.) albo poświadczenia nieprawdy (art. 271k.k.).Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy jest kluczowym obowiązkiem pracodawcy.
Brak dokumentacji lub zaniedbania w jej prowadzeniu przez pracodawcę powodują nie tylko ryzyko ukarania, ale także istotne komplikacje w razie ewentualnego postępowania sądowego, np. w przypadku żądania przez pracownika zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. Można jednak wspierać się orzecznictwem Sądu Najwyższego, które jest w tej materii coraz korzystniejsze dla pracodawców.
Zgodnie z wyrokiem SN z 2.06.2010r.99: „Zaniechanie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika nie uprawnia domniemania faktycznego ani prawnego (art. 231 k.p.c., 234 k.p.c.) o wiarygodności wersji czasu pracy przedstawionej przez pracownika”. Podobnie w wyroku z 14.05.2012r.100 SN stwierdził, że: „Pracownik, który uniemożliwia pracodawcy ewidencjonowanie czasu pracy, unikając składania informacji o godzinach rozpoczęcia i zakończenia pracy a także przypadkach opuszczenia pracy, nie może skutecznie podnosić zarzutu, że jego czas pracy nie był należycie dokumentowany (art. 149 k.р.). (...)
Zaniechanie prowadzenia ewidencji czasu pracy przez pracodawcę nie tworzy domniemania wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych w wymiarze przedstawianym przez samego pracownika. Pracownik może i powinien wobec tego oferować inne środki dowodowe, które podlegają ocenie w ramach całokształtu materiału dowodowego”. Warto jeszcze wskazać wyrok z 11.01.2008 r. 101, w którym SN orzekł: „Obowiązek ewidencjonowania przez pracodawcę czasu pracy z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych (art. 12911 k.p.) nie dotyczy osób kierujących zakładem pracy. Pracodawca nie ponosi zatem konsekwencji nieprowadzenia ewidencji czasu pracy kierownika hipermarketu w zakresie dochowania rzeczywistego wymiaru pracy świadczonej przez niego”.
źródło: I. Jaroszewska-Ignatowska, 2. Czy ewidencja czasu pracy jest tym samym, co lista obecności, a jeśli nie, to czym się różni? [w:] Czas pracy w praktyce. Rozwiązania dotyczące czasu pracy związane z COVID-19, Warszawa 2020, s. 188.