„W praktyce bardzo często pojawia się pytanie, czy można dokonywać zmian w harmonogramach czasu pracy (grafikach) podczas trwającego  już  okresu  rozliczeniowego.  Przepisy  tego  nie regulują.  Przyjmuje się, że taka zmiana możliwa jest zawsze na wniosek pracownika. 

Problem pojawia się jednak wówczas, gdy zmiany w harmonogramie pracodawca chce wprowadzić nie na wniosek  pracownika, ale w wyniku  jednostronnej  decyzji.  Pojawiają  się  głosy,  że skoro przepisy  nie regulują dokonywania   zmian w harmonogramie, należy do nich stosować odpowiednio przepis dotyczący sporządzania harmonogramów,   czyli art. 129 §3 k.p. Skutkuje to tym, iż zmianę w harmonogramie  można  byłoby  wprowadzić  z  7-dniowym  wyprzedzeniem.  

 W  praktyce  jednak  istnieją  potrzeby,  by  wprowadzać  je  szybciej,  co  ma  swoje  uzasadnienie  np.  w  razie  urlopu na  żądanie  lub  choroby innego pracownika.

 W temacie dopuszczalności i zasad zmiany grafiku  wypowiedział  się  Generalny  Inspektor  Pracy  w  stanowisku.  Stwierdził  tam,  iż  „harmonogram  czasu  pracy  nie  może  być  jednak  dowolnie  zmieniany  w  czasie  trwania  okresu  rozliczeniowego.  Zmiany  są  dopuszczalne  jedynie  w  sytuacjach  określonych  w  zakładowych  źródłach  prawa  pracy  (np.  długotrwała  nieobecność  lub  choroba  innego  pracownika)  oraz  w  kodeksie  pracy  (a r t.  1513  i art. 15111). 

Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna”.  Podobny  pogląd  wyraziło  również  Ministerstwo  Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 18.10.2013r.31, w którym wskazało:  „Z  przepisu  tego  [art.  129  §3 k.p.  –  przyp.  aut.]  nie  wynika wprost, że dopuszczalne jest dokonywanie zmian w rozkładzie czasu pracy pracownika, jednak jest to praktykowane.

Należy uznać, że zmiany w rozkładach czasu pracy pracowników są dopuszczalne z przyczyn obiektywnych ściśle określonych przez pracodawcę w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Zdaniem  Departamentu  Prawa  Pracy  MPiPS z art. 129 §3 k.p. nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być one dokonywane. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy”. 

Warto zatem tę kwestię uregulować w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy, a u małych pracodawców nieobjętych układem – w obwieszczeniu”

źródło: I. Jaroszewska-Ignatowska, 6. Jakie są limity godzin nadliczbowych? [w:] Czas pracy w praktyce. Rozwiązania dotyczące czasu pracy związane z COVID-19, Warszawa 2020, s. 60.