Grafik Optymalny oferuje możliwości dodawania pracownikowi notatek i plików indywidualnie lub grupowo. Jest to funkcja przydatna w sytuacji kiedy chcemy otrzymać potwierdzenie odczytania danej informacji.
Aby moduł notatek był w pełni funkcjonalny, w USTAWIENIACH SUBSKRYPCJI należy wypełnić następującą sekcję:
Wyślij powiadomienie do administratora — administrator zostanie powiadomiony o dodaniu notatki w kartotece pracownika.
Wyślij powiadomienie do administratora oddziału nadrzędnego — administrator regionalny zostanie powiadomiony o dodaniu notatki w kartotece pracownika
Wyślij powiadomienie do osoby dodającej notatkę o jej odczytaniu przez pracownika - autor notatki dostanie powiadomienie o jej odczytaniu przez pracownika
Wyślij powiadomienie do - W tym miejscu wprowadź dodatkowego maila osoby która ma być poinformowana o odczytaniu notatki przez pracownika
Tytuł maila — Umożliwia spersonalizowanie tytułu maila.
Treść maila — Umożliwia spersonalizowanie treści maila.
Wyślij maila do praocownika gdy dostanie notatkę — pracownik otrzyma powiadomienie mailowe o otrzymaniu notatki
I. Jak dodać notatkę z plikiem indywidualnie?
1. Pierwszą metodą jest przejście do kartoteki pracownika, i wybranie sekcji „Notatki i pliki”
Następnie w wyborze typu wiadomości zaznacz "Notatka":
Treść jest sekcją obowiązkową więc możesz tam wpisać dowolną informację którą chcesz przekazać pracownikowi.
Aby dodać załącznik, przesuń wybrany plik ze swojego komputera lub kliknij „Upuść plik tutaj…” aby przejrzeć pliki ze swojego urządzenia. Maksymalna wielkość pliku to 5 MB
Następnie zaznacz kto ma mieć dostęp do notatki:
- Pracownik - notatka, którą będzie widział tylko i wyłącznie pracownik, na którego konto wprowadzona jest notatka.
- Administrator wspierający oddział - notatka, którą będzie widział tylko i wyłącznie pracownik o uprawnieniach administratora wspierającego oddział.
- Administrator oddziału - notatka, którą będzie widział tylko i wyłącznie pracownik o uprawnieniach administratora oddziału.
- Administrator - notatka, którą będzie widział tylko i wyłącznie pracownik o uprawnieniach administratora.
Możesz zaznaczyć kilka wariantów, kto może zobaczyć dodaną treść notatki i załącznika. Dla przykładu- jeżeli zaznaczysz pracownika oraz administratora, notatka będzie widoczna tylko dla pracownika, dla którego wprowadzona jest notatka oraz dla administratora bazy.
Po wypełnieniu wyżej opisanych pól możesz wysłać notatkę za pomocą przycisku wyślij:
2. Drugą metodą jest wysłanie notatki z poziomu zakładki WIADOMOŚĆ
Aby wysłać notatkę do pracownika wybierz opcje Dodaj
Następnie wybierz NOTATKA i wskaż pracownika na liście który ma ją otrzymać.
Mechanizm dodawania treści, plików oraz uprawnień do wyświetlania treści jest taki sam jak w przypadku dodawania notatki poprzez kartotekę pracownika.
II. Jak grupowo wysłać notatkę do pracowników?
Można to zrobić również z poziomu zakładki pracownicy korzystając z opcji Wyślij nową wiadomość
Następnie wybierz oddział którego pracownicy mają otrzymać notatkę, lub wybierz pracowników z listy.
Dodawanie treści przebiega w ten sam sposób jak przy indywidualnej wysyłce notatki.
III. Jak wygląda treść przesłanej notatki na koncie pracownika?
Po wysłaniu notatki pracownik otrzyma maila który powiadomi go o otrzymaniu notatki.
Klikając w Grafik Optymalny pracownik zostanie przeniesiony na stronę Grafiku Optymalnego aby się zalogować. Po zalogowaniu pracownik może odczytać notatkę w sekcji „PLIKI/WIADOMOŚCI”:
Klikając w „podgląd” załączony plik zostanie pobrany na urządzenie pracownika.
Pracownik powinien potwierdzić zapoznanie się z notatką wybierając checkbox:
Po zaznaczeniu tej opcji zmieni pojawi się komunikat o zapoznaniu się notatką, wskazujący dzień oraz godzinę:
IV. Jak wygląda powiadomienie o odczytaniu notatki przez pracownika?
Jak pracownik odczyta wiadomość autor notatki otrzyma informację o odczytaniu notatki ze wskazaniem treści dodanej notatki. Aby autor notatki otrzymał poniższe powiadomienie, w ustawieniach subskrypcji musi być zaznaczony checkbox Wyślij powiadomienie do osoby dodającej notatkę o jej odczytaniu przez pracownika.
Wprowadziliśmy również funkcjonalność jak wymusić odczytanie notatki przez pracownika, jej działanie jest opisane w instrukcji:
https://wsparcie.grafikoptymalny.pl/support/solutions/articles/64000287139
Instrukcja o tym, jak wysłać wiadomość do pracownika jest zawarta w poniższym linku:
https://wsparcie.grafikoptymalny.pl/support/solutions/articles/64000280347