System wyposażony jest w dziesiątki walidatorów, które zapobiegają popełnieniu błędów przez managerów, jednak nie każdy z klientów ma uruchomione wszystkie z nich.
W tej sytuacji kontrola przed wypłatą wynagrodzenia powinna być w Twojej firmie obligatoryjna.
W tym celu należy pobrać kilka raportów:
1. Raport plan wykonanie - różnice
to raport w którym to w prosty sposób możemy zweryfikować czy pomiędzy zakładkami grafiku planowanego i wykonanego nie powstały różnice wynikające z niedopatrzenia managera.
- Jeżeli w grafiku wykonanym nie mamy żadnych nadgodzin, kompensat, wyjść prywatnych itd to raport powinien być pusty - oznacza to zgodność grafiku planowanego i wykonanego.
- Jeżeli raport zawiera jakieś dane to oznacza, że manager powinien je przeanalizować.
- Szczególną uwagę należy zwrócić na kolumnę "Różnica i wartości na minusie, które mogą się w niej pojawić. Taka sytuacja wskazuje na to, że pracownik miał zaplanowane godziny pracy, jednak z jakiegoś powodu albo ich w ogóle nie wykonał albo wykonał ich mniej niż przewidywał grafik planowany.
przykład: pracownik Kadry Grafik Optymalny
Dnia 22.01 miał dzień wolny jednak wykonał pracę w godzinach od 09:00-17:00 w związku z tym przepracował 8 nadgodzin średniotygodniowych.
Dnia 25.01 pracownik w grafiku planowanym miał zmianę 09:00-17:00, ale w grafiku wykonanym przepracował 0h.
Ta sytuacja wynika zapewne ze zmiany w grafiku tego pracownika. Zostawienie jej w ten sposób w systemie będzie w oznaczało, że należy pracownikowi wypłacić nadgodziny średniotygodniowe (22.08) na koniec okresu rozliczeniowego, a za dzień (25.08) w którym nie wykonał pracy wynagrodzenie przestojowe.
Jeżeli jest to błąd managera wynikający z pracy pomiędzy dwiema zakładkami to trzeba nanieść stosowne zmiany w grafiku planowanym i wykonanym.
Wartości dodatnie wskazują na powstanie nadgodzin u dane osoby. Zera nie mają znaczenia należy je odfiltrować.
2. Zbiorczy raport urlopów
Raport ten służy osobie zamykającej miesiąc do skontrolowania czy wszystkie wnioski urlopowe zostały poprawnie zaakceptowane i wprowadzone na grafik. Jak również pokazuje, które wnioski spełniają przesłankę wniosku elektronicznego.
Statusy wniosków:
- Zaakceptowane wniosek, który przeszedł pełny obieg elektroniczny i został poprawnie naniesiony na grafik.
- W akceptacji — oznacza, że wniosek został wysłany elektronicznie przez pracownika, ale w dalszym ciągu czeka na potwierdzenie przez przełożonego. Takiego urlopu nie ma jeszcze na grafiku i na karcie ewidencji czasu pracy.
- Brak wniosku — oznacza, że urlop został wprowadzony z ręki — bez wniosku pracownika w wersji elektronicznej. W takie sytuacji powinno się oczekiwać od kierownika wniosku papierowego podpisanego przez 2 strony, aby dołączyć go do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
- Do wprowadzenia — to status typów zmiany: wyjście prywatne, kompensata. Takie wnioski należy mieć w formie papierowej lub elektronicznej.
- Status Do wprowadzenia może pojawić się również przy wnioskach o absencje wliczane do czasu pracy — i oznacza on wtedy, że ktoś ręcznie usunął absencje z karty pracownika — a wniosek o statusie zaakceptowany nadal jest na koncie pracownika.
- W anulacji — wniosek o anulowanie urlopu został złożony w formie elektronicznej i czeka na potwierdzenie przez managera.
- Anulowany — wniosek o anulowanie urlopu lub jego części przeszedł obieg elektroniczny, został usunięty z karty pracownika i grafiku, a godziny przywrócone do puli urlopu pracownika.
3. Dane do listy płac
to raport, który należy pobrać zamykając miesiąc. To w nim znajduje się pełne rozliczenie czasu pracy każdego pracownika Twojej firmy.
Najważniejsze dane znajdują się w pierwszych kolumnach raportu. To one powinny stanowić podstawę do stworzenia listy płac.
- suma godzin przepracowanych bez absencji — rzeczywisty czas wypracowany w danym miesiącu.
- godziny nocne — ilość godzin przepracowana w godzinach nocnych określonych w ustawieniach bazy.
- dopracowania — ilość godzin przepracowana przez pracowników powyżej ich wymiaru etatu, które nie stanowią nadgodzin.
- nadgodziny dobowe 50%, 100% - to nadgodziny, które pozostały do wypłaty po uwzględnieniu wszystkich odbiorów wprowadzonych w grafiku.
- nadgodziny średniotygodniowe — to nadgodziny, które pozostały do wypłaty po uwzględnieniu wszystkich odbiorów wprowadzonych w grafiku.
Przy dłuższych niż miesięczne okresy rozliczeniowe do prawidłowego ustalenia liczby nadgodzin średniotygodniowych do wypłaty należy pobrać raport za cały okres.
- Norma czasu pracy — ilość godzin, które pracownik powinien przepracować zgodnie z prawem.
- Suma godzin zaplanowanych na grafiku — ilość godzin, które zostały zaplanowane w danym miesiącu przez managera. Niekoniecznie zgodnie z normą na dany miesiąc w dłuższych niż miesięczne okresach rozliczeniowych.
- Bilans godzin zaplanowanych względem normy czasu pracy — to wartość, która pokazuje ile godzin dany pracownik ma zaplanowanych godzin w okresie rozliczeniowym w stosunku do normy na dany miesiąc. Tutaj łatwo sprawdzić ile dany pracownika powinien mieć godzin zaplanowanych mniej lub w więcej do końca okresu rozliczeniowego tak, aby wypracował pełną normę.
- Suma godzin przepracowanych z absencjami — ilość godzin pracy + usprawiedliwionych nieobecności w pracy (UW, L4, UŻ, UO itd)
- Suma nadgodzin/dopracowań — to ilość nadgodzin i dopracowań, które w ogóle powstały w grafiku w danym miesiącu.
- Nadgodziny dobowe suma 50 % przed kompensatą — to informacja o wszystkich nadgodzinach dobowych, które powstały w okresie, za który pobierasz raport. Ta kolumna nie bierze pod uwagę kompensat.
- Nadgodziny dobowe 100% suma przed kompensatą — to informacja o wszystkich nadgodzinach dobowych, które powstały w okresie, za który pobierasz raport przed ich skompensowaniem.
- Nadgodziny średniotygodniowe 100% suma przed kompensatą - jw
- Łączna ilość nadgodzin — kolumna pokazująca ilość wypracowanych nadgodzin w zadanym okresie — przydatne przy sprawdzaniu rocznego limitu nadgodzin.
- Suma godzin kompensaty- ilość godzin odebranych przez pracowników, o które zostały pomniejszone nadgodziny do wypłaty.
- Pozostałe godziny kompensaty niepowiązane z nadgodzinami — Ważne! Tutaj system pokazuje ilość godzin kompensaty, które nie zostały powiązane z żadnymi nadgodzinami np. jeżeli kompensujemy nadgodziny dobowe pomiędzy miesiącami bez odpowiedniej konfiguracji lub udzielamy zbyt dużej ilości czasu wolnego pracownikowi w zamian za przepracowane nadgodziny.
- Suma godzin pracy w niedziele i święta — ilość godzin wykonana w niedzielę i święta.
- Suma godzin pracy w soboty — ilość godzin wykonana w soboty.
4. Suma godzin umowa zlecenie
dane o ilości przepracowanych godzin przez zleceniobiorców znajdziesz również w poprzednio omawianym raporcie Dane do listy płac — wystarczy założyć filtr na kolumnie umowa.
Raport suma godzin umowa zlecenie zawiera dane o ilości wypracowanych godzin przez tylko przez zleceniobiorców.
Przed nowym miesiące:
Raport publikacji grafików – GRAFIKI -> Pobierz -> Kontrola czasu pracy – raport pozwala zweryfikować, kiedy zostały opublikowane grafiki na bazie- kiedy pracownicy dostali swój grafik na kolejny miesiąc, bądź które lokalizacje jeszcze tego nie zrobiły.
W trakcie miesiąca:
Stan zamknięcia dni z podziałem na lokalizacje - GRAFIKI -> Pobierz -> Rozliczenia czasu pracy – raport daje możliwość skontrolowania postępów menadżerów w procesie zamykania dni.
Raport kontrolny RCP- GRAFIKI -> Pobierz -> Kontrola czasu pracy – raport pozwala na kontrolę procesu rejestracji czasu pracy za pomocą czytników QR. Daje możliwość sprawdzenia czy ktoś ich nie wykonuje oraz porównania dokonanych rejestrów do zaplanowanych godzin pracy.
Raport plan wykonanie- różnice - GRAFIKI -> Pobierz -> Kontrola czasu pracy – raport przedstawia wszystkie rozbieżności między godzinami zaplanowanymi, a naniesionymi przez menadżera w zakładce Grafik Wykonany, czyli miejsca z którego idą godziny pracowników do rozliczenia.
Na zamknięcie:
Stan zamknięcia miesięcy - GRAFIKI -> Pobierz -> Rozliczenia czasu pracy – raport pozwala skontrolować, czy wszystkie grafiki za dany miesiąc zostały „zamknięte”- są gotowe do rozliczenia
Stan zamknięcia dni z podziałem na lokalizacje - GRAFIKI -> Pobierz -> Rozliczenia czasu pracy – raport da informacje które dni jeszcze pozostają otwarte w danych grafikach (może być pomocne, jeśli grafik za dany miesiąc nie został w pełni zamknięty).
Dane do listy płac – wybrany okres (alternatywnie- Ewidencja czasu pracy – wybrany okres; Zestawienie czasu pracy z podziałem na MPK; MPK rozszerzony) - GRAFIKI -> Pobierz -> Rozliczenia czasu pracy – raporty pozwalają na skontrolowanie powstałych w danym okresie nadgodzin, godzin nocnych oraz wszystkich innych zdarzeń grafikowych. Pierwszy przedstawiony raport zawiera tylko podsumowania, zaś pozostałe zawierają coraz więcej szczegółów zdarzeń per dzień z danego okresu.
Raport absencji - GRAFIKI -> Pobierz -> Kontrola czasu pracy – raport daje pełną listę absencji (ich typ, zakres dat i ilość godzin) pracowników z danego okresu oraz kto i kiedy je wprowadził.
Zbiorczy raport urlopów- URLOPY -> Pobierz – raport przedstawia informacje o absencjach na które można składać wnioski w systemie. Dzięki niemu można sprawdzić czy wszystkie wysłane wioski pracowników zostały zatwierdzone, bądź czy dana absencja nie pochodzi z wniosku pracownika (została dodana np. przez przełożonego).